Rozjíždíte svůj první byznys nebo začínáte s drobným podnikáním a budete potřebovat vystavovat faktury za své zboží nebo služby? Víte, jak se taková faktura vystavuje? V našem článku jsme se zaměřili na fakturu a fakturaci obecně. Ukážeme si, co to vůbec faktura je a jaké by měla mít náležitosti, co je to proforma faktura a samozřejmě i jak fakturu vystavit.
I když existuje řada variant, kde a jak fakturu vystavit, nejvhodnější je vybrat si fakturační systém, který vám bude vyhovovat a tam pak správně vybrat a nastavit patřičné kolonky. Faktury se od sebe mohou velmi lišit. Záleží na tom, zda jste či nejste plátce DPH, zda fakturujete fyzické osobě či podnikateli, zda se místo plnění nachází v České republice, v Evropě nebo jinde… Informací je poměrně hodně a my vás postupně naučíme, jak vystavit různé faktury pro různé klienty. Pojďme si to ale probrat od začátku a vysvětlit si, co je to vůbec faktura a k čemu je dobrá.
Faktura je účetní dokument, který odesílá firma/živnostník nebo zkrátka prodejce svému zákazníkovi a žádá ho v ní o uhrazení částky na své služby, popř. za zboží. Může být předána před prodejem/provedením služby, nebo až poté. Záleží na tom, jakým způsobem podnikatel své služby či zboží prodává/realizuje. Faktura je přitom závazný dokument, který je nutný dodržet – proplatit, ale zároveň může být anulován po dohodě na obou stranách – v tom případě může klient zaplatit pokutu, že nedodržel smluvní podmínky. Po vystavení faktury už prodejce nesmí se záznamy faktur manipulovat. Pokud jste zároveň plátci DPH, je potřeba to ve faktuře zohlednit.
Fakturu vystavujeme kvůli záznamům v účetnictví, daňových přiznání, popř. inventárních kontrol. Celkem běžné je v dnešní době to, že firmy vystavují faktury až po odvedení práce. Velkou výhodu přináší také elektronické faktury, které výrazně usnadňují a urychlují práci i celé účetnictví.
Nyní už víte, co je to faktura, pro forma faktura a co by měla faktura všechno obsahovat. Důležité je ale také vědět, jaké druhy faktur existují a jak by měla faktura vypadat. Proto jsme pro vás nachystali podrobné informace, jak takovou fakturu uzpůsobit.
Fakturu může vystavovat fyzická osoba, tedy podnikatel na IČO, a pak soukromá společnost – s.r.o. nebo a.s. Ze zákona pak vyplívá, jaké náležitosti by měly jejich faktury mít.
Hlavička faktury by měla obsahovat pořadové číslo faktury, tedy výše zmíněné jedinečné číslo, podle kterého půjde faktury kdykoli dohledat v elektronické i písemné formě. Soukromé firmy se zavedeným účetním systémem uvádí pořadové číslo, které přidělil přímo systém.
Do této části se vyplňuje datum vystavení faktury, datum zdanitelného plnění (toto platí pro plátce DPH), a samozřejmě datum splatnosti faktury. Dále zde musí být způsob, jakým bude platba provedena. Buď hotově nebo bankovním převodem. V případě bankovního převodu pak uveďte číslo účtu, kód bankovního ústavu a název banky, variabilní číslo zákazníka a specifický symbol, pod kterými váš účetní systém platbu spáruje s fakturou, nebo jej podle toho lépe dohledáte.
Předmětem fakturace je služba/služby, které jste provedli, nebo zboží, které si od vás zákazník objednal/koupil. Můžete uvést informaci jen obecně – např. copywriter uvede: textové služby – copywriting, nebo rozepíše jednotlivé položky – jaké texty napsal, kolik mají normostran atd.
Fyzická osoba podnikatel, který není plátce DPH vyplní pouze celkovou částku, kterou klientovi fakturuje. Plátce DHP musí částku podrobněji rozepsat: mezisoučet, cena bez daně, sazba DPH v % a Kč, a celkovou částku k úhradě.
Pokud jste fyzická osoba, tedy osoba výdělečně činná podnikající na živnostenský list, stačí fakturu stáhnout a odeslat v elektronické podobě, popř. vytisknout a předat klientovi jiným způsobem (poštou, osobně).
Ostatní podnikatelé a soukromé firmy musí připojit podpis a razítko.
Někdy se ještě na závěr faktury vypisují údaje o osobě, která fakturu vystavuje – jméno, příjmení, telefon či e-mail, popř. obojí.
Tip
Pokud chcete vystavovat faktury rychle a jednoduše, mít je všechny pohromadě a mít o nich maximální přehled, vystavujte je elektronicky. Existuje hned několik kvalitních fakturačních systémů/nástrojů, které toto vše umožňují. Na portále 5Nej najdete řehled a recenze nejlepších fakturačních nástrojů.
Faktura je dokument obsahující detaily prodeje ve formě výčtu jednotlivých položek prodeje či služby, Pro prodejce je faktura dokladem o prodeji, pro klienta dokladem účetním. Faktura se tak shoduje s dlužnou částkou, která vytváří vztah prodejce a zákazníka. Je formou nesmluvního komerčního nástroje a roli dokumentu získává až ve chvíli, kdy je uhrazena.
Každá faktura musí mít své jedinečné číslo, které je hned druhým nejdůležitějším po částce, kterou má zákazník uhradit. Faktury se číslují různým způsobem, podle toho, co prodejce preferuje. Podle tohoto čísla je možné ji později dohledat, ať už v elektronické či papírové podobě. Některé firmy preferují číslování podle zákazníků, zaměstnanců, nebo mohou používat předpony jako zkratky zákazníka. Jiní číslují faktury jednoduše tak, jak je postupně vystavují a doplňují je datem či alespoň rokem vydání. Záleží také na tom, jaké možnosti nabízí vámi zvolený fakturační nástroj.
Tip
Potřebujete rychle vystavit fakturu? Zkuste naše vzory faktur, které jsou volně ke stažení. A to pro plátce i neplátce DPH.
Vedle faktury se můžete setkat i s termínem pro forma faktura, nespisovně někdy uváděna jako proforma faktura. Jedná se o název pro neúčetní dokument, který časově předchází skutečný účetní doklad, tedy např. fakturu. Pokud vystavuje fakturu plátce DPH, jedná se pro něj o neúčetní doklad, který nemá žádný vliv na daně.
Proforma faktura většinou obsahuje vše, co klasická faktura, tedy veškeré předepsané náležitosti účetního dokladu, ale jedná se pouze o informativní dokument, nikoli o závazný účetní doklad. Jeho cílem je informovat klienta o vyjednávaném obchodu a slouží např. jako podklad pro rozhodnutí o uzavření obchodní operace.
Důležité je, aby byla pro forma faktura označena jako neúčetní doklad bez vlivu na daň, protože tím také skutečně je.
Faktura je úřední dokument – účet, za odvedenou práci, službu nebo za prodané/zakoupené zboží. Každý podnikatel je povinný na faktuře uvádět údaje o své firmě – tedy jméno nebo název, místo/sídlo podnikání a identifikační číslo. Dále je potřeba na fakturu uvést označení/číslo faktury, jméno, adresu, příp. další údaje o klientovi, kterému je účetní doklad zasílán, a který jej má proplatit, údaje o daních, zda vystavovatel faktury je či není plátce DPH, nutné je uvést peněžní částku, kterou má klient proplatit – v jaké měně a jakým způsobem (na účet, v hotovosti), včetně variabilního čísla zákazníka. Nesmí chybět datum vyhotovení faktury, datum splatnosti, nebo datum uskutečnění účetního případu, pokud se neshoduje s okamžikem vyhotovení.
Podle Wikipedie faktura musí obsahovat i podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho vyúčtování.
Co musí faktura obsahovat:
V České republice se můžete na faktuře setkat i s razítkem firmy a podpisem dodavatele, ale zákon o účetnictví tyto položky nevyžaduje, resp. nevyžaduje to v některých případech – podrobněji si to vysvětlíme níže.
Faktura v podstatě poskytuje přehled o prodaném zboží či vykonaných službách, uvádí způsob dopravy, datum odeslání nebo provedení služby, cenu a popř. i slevy, pokud je firma zákazníkovi poskytuje.
Tip
Vzor faktury pro neplátce DPH volně ke stažení na 5Nej.cz.
Pozor
Při vystavování faktury dejte pozor hned zkraje na to, abyste správně označili zda jste či nejste plátce DPH. Plátce DPH musí na faktuře uvádět řadu dalších povinných údajů, které se neplátce DPH vůbec netýkají. Také musí povinně rozepsat částku s uvedením výše DPH atd. Dobrý fakturační nástroj si s tím poradí. Srovnání fakturačních nástrojů vám pomůže si vybrat ten nejlepší pro vaše potřeby.
Než se pustíme do postupu, jak vystavit fakturu, pojďme se podívat na to, kdo je to vlastně plátce DPH. Hodně začínajících podnikatelů v tom totiž u vystavování prvních faktur tápe. Přitom se jedná o důležitý údaj, který mění ve faktuře spoustu věcí, jak si níže ukážeme.
Plátcem daně z přidané hodnoty, zkratkou DPH, je ekonomicky aktivní fyzická nebo právnická osoba registrovaná podle zákona o dani z přidané hodnoty. Je jedno, zda vznikla za účelem podnikání a zda se jednalo o povinnou nebo dobrovolnou registraci.
Tip
Vzor faktury pro plátce DPH volně ke stažení na 5Nej.cz.
A teď ještě zbývá vysvětlit, proč byste se měli, nebo zda se musíte registrovat jako plátce DPH. Ze zákona musí být povinně plátcem DPH podnikatel, který podniká mezinárodně v rámci Evropské Unie. Dále jím musí být fyzická nebo právnická osoba vykonávající ekonomickou činnost a jejíž obrat za předchozích 12 měsíců přesáhl částku 1.000.000 Kč.
Této částky mohl podnikatel dosáhnout vykonáváním služby, prodejem zboží, pronájmy, finančními příjmy, převodem nemovitosti atd. Nepočítá se sem však částka, kterou jste získali prodejem dlouholetého nemovitého majetku. Pokud však budete s nemovitostmi obchodovat, přeprodávat je apod., už se plátcem DPH na základě svých zisků stát můžete.
Jak už jsme si naznačili, jinou fakturu vystavuje plátce DPH, jinou neplátce DPH a jinou soukromá osoba – s.r.o. nebo a.s. Pojďme si nyní ukázat, jak takovou fakturu vystavit. Nachystali jsme pro vás nejen tipy, kde faktury vystavovat, ale i jaké náležitosti musí mít faktura pro plátce a neplátce DPH. Vystavovat faktury online nemusí být zase tak složité, pokud k tomu používáte správný nástroj a ne omezený Excel, který k tomu nebyl nikdy určený.
Pokud fakturu vystavuje podnikatel, tedy OSVČ – neplátce DPH, je povinen na fakturu uvést náležitosti vymezené zákonem o účetnictví nebo zákonem o dani z příjmů. Na faktuře by měly být tyto údaje:
Plátce DPH musí uvést náležitosti uvedené výše, tedy stejné, jaké uvádí neplátce DPH, ale k tomu navíc ještě další informace.
Nyní už víte, jak fakturu vystavit a co všechno by měla obsahovat. Můžete si ji samozřejmě sami napsat třeba ve Wordu nebo v Excelu, ale je to zbytečně složité. Navíc takto nemáte pod kontrolou číslování jednotlivých faktur. Pokud si vyberete správný nástroj pro fakturaci, ušetříte si spoustu práce. Vystavování faktur elektronicky je dnes běžná záležitost a podnikatelé k tomu využívají buď účetní systémy, jako jsou Pohoda, ABRA Flexibee, Profit a další, nebo pak přímo fakturační nástroje, jmenujme např. Vyfakturuj, Superfaktura, Fakturoid a další.
Výhodou fakturačních nástrojů je to, že z nich je většina dostupná online. Nemusíte tedy řešit instalaci programu do počítače, dostatečnou kapacitu svého PC atd. Vyberete si svůj fakturační nástroj online, zaregistrujete se, a pokud se jedná o placenou službu, uhradíte poplatek. Poté se vám zpřístupní zaplacené služby v rámci fakturování a vy můžete začít vystavovat.
Do systému se přihlásíte kdykoliv potřebujete, a to z jakéhokoliv zařízení. Není nutné tahat všude s sebou notebook. Stačí najet online na stránky fakturačního nástroje, zadat své přihlašovací údaje a heslo a můžete opět pracovat se svými fakturami. Pokud nemáte počítač, dají se využít i některé aplikace pro vystavování faktur.
Pokud budete vystavovat faktury ručně v Excelu, strávíte tím spoustu času, který byste mohli využít jinak, a navíc budete mít hromadu práce navíc. Fakturační nástroje vám hlídají čísla faktur, takže se nestane, že byste vystavili fakturu se stejným číslem vícekrát, a mají přednastaveno plno funkcí, které jen vybíráte, zaškrtáváte políčka nebo doplňujete kolonky.
Tip
Některé fakturační nástroje je možné používat v omezené míře zdarma. Pokud začínáte s podnikáním a nemáte mnoho klientů, tak vám možná budou omezené bezplatné tarify některých fakturačních nástrojů dostačovat.
Pokud nastavíte, že jste/nejste plátce DPH, zpřístupní se vám kolonky k údajům, které je potřeba vyplnit. Fakturační nástroje si pamatují i údaje vašich klientů, takže vystavujete-li opakovaně faktury stále stejným klientů, nemusíte vše vyplňovat pořád dokola. Stačí z nabídky vybrat svého klienta a systém už vše potřebné doplní. Pokud vystavujete faktury novému klientovi, oceníte, že stačí zapsat jeho IČ a systém už si vše doplní a načte sám – tedy název/jméno klienta, jeho adresu atd. Fakturační systémy se přizpůsobí i změnám v zákonech, takže reflektují přidání změny v legislativě.
Další výhodou fakturačních nástrojů je propojení s dalšími systémy a programy. Oceníte to např. pokud máte e-shop. Spárováním totiž ušetříte spoustu času. Klient nakoupí na vašem e-shopu a fakturační systém automaticky načte údaje z objednávky na fakturu.
Samozřejmě že ne všechny fakturační systémy jsou stejné a jednotlivé služby se mohou lišit. Většina těch nejlepších ale zmíněné vychytávky umí. Podívat se na 5 nejlepších fakturačních systémů můžete do našeho srovnání.
Možná si teď říkáte, proč zvolit fakturační nástroj, a ne účetní systém. Faktem je, že záleží na tom, v čem podnikáte a jak velká je vaše firma. Můžete samozřejmě využít i účetní systém, ale ten zvládá i řadu jiných úloh, které jsou často pro malé podnikatele – živnostníky zbytečné. Složité účetní programy využívají spíše velké soukromé firmy – s.r.o. a a.s.
Dropshipping průvodce: co to je a jak na to
Vzory faktur pro plátce i neplátce DPH pro OSVČ
Jak napojit fakturační systém na WooCommerce