Jak má vypadat faktura a co na ní musí být

Rozjíždíte svůj první byznys nebo začínáte s drobným podnikáním a budete potřebovat vystavovat faktury za své zboží nebo služby? Víte, jak se taková faktura vystavuje? V článku jsem se zaměřila na faktury a fakturaci obecně. Dozvíte se, co to vůbec faktura je a jaké by měla mít náležitosti, co je to proforma faktura a samozřejmě i jak fakturu vystavit.

I když existuje řada variant, kde a jak fakturu vystavit, nejvhodnější je vybrat si fakturační systém, který vám bude vyhovovat a tam pak správně vybrat a nastavit patřičné kolonky. Faktury se od sebe mohou výrazně lišit. Záleží na tom, zda jste či nejste plátce DPH, zda fakturujete fyzické osobě či podnikateli, zda se místo plnění nachází v České republice, v Evropě nebo jinde. Informací je poměrně hodně a já vás postupně naučím, jak vystavit různé faktury pro různé klienty. Pojďme tedy na to.

Co je to faktura?

Faktura je účetní dokument, který odesílá firma, živnostník nebo zkrátka prodejce svému zákazníkovi a žádá ho v ní o uhrazení částky za své služby či zboží. Může být předána před prodejem či provedením služby, nebo až poté. Záleží na tom, jakým způsobem podnikatel realizuje své služby či prodává zboží. Faktura může být stornována po dohodě na obou stranách. Po vystavení faktury už prodejce nesmí se záznamy faktur manipulovat. Pokud jste zároveň plátci DPH, je potřeba to ve faktuře zohlednit.

 

Jak má faktura vypadat?

Nyní už víte, co to faktura je a co by měla všechno obsahovat. Důležité je ale také vědět, jaké druhy faktur existují a jak by měla vypadat. Proto jsem pro vás nachystala podrobné informace, jak takovou fakturu uzpůsobit.

Fakturu může vystavovat fyzická osoba, tedy podnikatel na IČO, a pak soukromá společnost (s.r.o. nebo a.s.). Ze zákona pak vyplývá, jaké náležitosti by měly jejich faktury mít.

Hlavička faktury

Hlavička faktury by měla obsahovat pořadové číslo faktury. Jde o jedinečné číslo, podle kterého půjde faktury kdykoli dohledat v elektronické i písemné formě. Soukromé firmy se zavedeným účetním systémem uvádí pořadové číslo, které přidělil přímo systém.

Platební podmínky

Do této části se vyplňuje datum vystavení faktury, datum zdanitelného plnění (toto platí pro plátce DPH), a samozřejmě datum splatnosti faktury. Dále zde musí být způsob, jakým bude platba provedena. Buď hotově nebo bankovním převodem. V případě bankovního převodu pak uveďte číslo účtu, kód bankovního ústavu a název banky, případně variabilní číslo zákazníka a specifický symbol, pod kterými váš účetní systém platbu spáruje s fakturou, nebo jej podle toho lépe dohledáte.

Předmět fakturace

Předmětem fakturace je služba, kterou jste provedli, nebo zboží, které si od vás zákazník objednal. Můžete uvést informaci jen obecně – například copywriter uvede textové služby, copywriting nebo rozepíše jednotlivé položky. Může jít o texty, které napsal, kolik mají normostran a tak dále. Vždy záleží na domluvě a za co jste placeni (jednotka, hodina atd.).

Fakturovaná částka

Podnikatel, který není plátce DPH, vyplní pouze celkovou částku, kterou klientovi fakturuje. Plátce DPH musí částku podrobněji rozepsat, tedy mezisoučet, cena bez daně, sazba DPH v % a Kč, a celkovou částku k úhradě.

Podpisová doložka

Pokud jste fyzická osoba, tedy osoba samostatné výdělečně činná podnikající na živnostenský list, stačí fakturu stáhnout a odeslat v elektronické podobě, popřípadě vytisknout a předat klientovi jiným způsobem (poštou, osobně).

Co je číslo faktury a proč se uvádí?

Každá faktura musí mít své jedinečné číslo, které je hned druhým nejdůležitějším číslem po částce, kterou má zákazník uhradit. Faktury se číslují různým způsobem podle toho, co prodejce preferuje. Podle tohoto čísla je možné ji později dohledat, ať už v elektronické či papírové podobě.

Některé firmy preferují číslování podle zákazníků, zaměstnanců nebo mohou používat předpony jako zkratky zákazníka. Jiní číslují faktury jednoduše tak, jak je postupně vystavují a doplňují je datem či alespoň rokem vydání. Záleží také na tom, jaké možnosti nabízí vámi zvolený fakturační nástroj.

Co je proforma faktura?

Vedle faktury se můžete setkat i s termínem pro forma faktura, nespisovně někdy uváděna jako proforma faktura. Jedná se o název pro neúčetní dokument, který časově předchází skutečný účetní doklad, tedy například fakturu. Pokud vystavuje fakturu plátce DPH, jedná se pro něj o neúčetní doklad, který nemá žádný vliv na daně.

Pro forma faktura většinou obsahuje vše, co klasická faktura, tedy veškeré předepsané náležitosti účetního dokladu, ale jedná se pouze o informativní dokument, nikoli o závazný účetní doklad. Jeho cílem je informovat klienta o vyjednávaném obchodu a slouží jako podklad pro rozhodnutí o uzavření obchodní operace.

Důležité je, aby byla pro forma faktura označena jako neúčetní doklad bez vlivu na daň, protože tím také skutečně je.

Co musí obsahovat faktura?

Jak jsem již zmínila, faktura je úřední dokument, je to účet za odvedenou práci, službu nebo za prodané zboží. Každý podnikatel je povinný na faktuře uvádět údaje o své firmě, tedy jméno nebo název, sídlo a identifikační číslo. Dále je potřeba na fakturu uvést číslo faktury, jméno, adresu, případně další údaje o klientovi, kterému je účetní doklad zasílán a který jej má proplatit.

Nesmíte opomenout údaje o daních, zda vystavovatel faktury je či není plátce DPH. Nutné je uvést také peněžní částku, kterou má klient proplatit, v jaké měně a jakým způsobem (na účet, v hotovosti), včetně variabilního čísla zákazníka. Nesmí chybět datum vyhotovení faktury, datum splatnosti nebo datum uskutečnění účetního případu, pokud se neshoduje s okamžikem vyhotovení. Níže vám sepíšu seznam v bodech.

Co musí faktura obsahovat:

• označení účetního dokladu
• účastníky účetního případu
• peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
• okamžik vyhotovení účetního dokladu,
• okamžik uskutečnění účetního případu
• podpisový záznam

V České republice se můžete na faktuře setkat i s razítkem firmy a podpisem dodavatele, ale zákon o účetnictví tyto položky nevyžaduje.

Kdo je plátcem DPH

Než nastíním postup, jak vystavit fakturu, zmíním, kdo je to vlastně plátce DPH. Hodně začínajících podnikatelů v tom totiž u vystavování prvních faktur tápe. Přitom se jedná o důležitý údaj, který mění ve faktuře spoustu věcí.

Plátcem daně z přidané hodnoty, zkratkou DPH, je ekonomicky aktivní fyzická nebo právnická osoba registrovaná podle zákona o dani z přidané hodnoty. Je jedno, zda vznikla za účelem podnikání a zda se jednalo o povinnou nebo dobrovolnou registraci.

A teď ještě zbývá vysvětlit, proč byste se měli registrovat jako plátce DPH. Ze zákona musí být povinně plátcem DPH podnikatel, který podniká mezinárodně v rámci Evropské unie. Dále jím musí být fyzická nebo právnická osoba vykonávající ekonomickou činnost a jejíž obrat za předchozích 12 měsíců přesáhl částku 2 000 000 Kč.

Jak vystavit fakturu?

A teď k tomu důležitému, jak fakturu vlastně vystavit? Pojďme se na to podívat zblízka.

Jak vystavit fakturu – neplátce DPH

Pokud fakturu vystavuje podnikatel a současně neplátce DPH, je povinen na fakturu uvést náležitosti vymezené zákonem o účetnictví nebo zákonem o dani z příjmů. Na faktuře by měly být tyto údaje:

• Slovní a číselné označení dokladu (číslo faktury)
• Označení účastníků – obchodní jméno, sídlo a IČ. A to jak dodavatele (vystavovatele faktury), tak klienta. Dodavatel musí navíc uvést označení registru, ve kterém je jako podnikatel zapsaný (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík)
• Předmět fakturace
• Peněžní sumu, kterou dodavatel fakturuje
• Datum vystavení faktury
• Vhodné je uvést poznámku „Nejsem plátce DPH“ (není to ale povinnost)

Jak vystavit fakturu – plátce DPH

Plátce DPH musí uvést náležitosti uvedené výše, tedy stejné, jaké uvádí neplátce DPH, ale k tomu navíc ještě další informace:

• Daňové identifikační číslo dodavatele (DIČ) – v případě, že váš odběratel je rovněž plátcem DPH, tak uvádíte i jeho DIČ
• Den uskutečnění zdanitelného plnění – zpravidla se jedná o datum dodání výrobku nebo vaší služby
• Rozsah a druh dodávané služby, popřípadě množství a druh zboží
• Základ daně
• Sazbu daně
• Výši daně – tu vždy uvádějte v české měně
• V některých případech se uvádí režimy DPH a příslušné formulace

Kde vystavit fakturu

Nyní už víte, jak fakturu vystavit a co všechno by měla obsahovat. Můžete si ji samozřejmě sami napsat třeba ve Wordu nebo v Excelu, ale je to zbytečně složité. Navíc takto nemáte pod kontrolou číslování jednotlivých faktur. Pokud si vyberete správný nástroj pro fakturaci, ušetříte si spoustu práce.

Vystavování faktur elektronicky je dnes běžná záležitost a podnikatelé k tomu využívají buď účetní systémy, jako jsou Pohoda, ABRA Flexibee, Profit a další, nebo pak přímo fakturační nástroje, jmenujme například Vyfakturuj, Superfaktura, Fakturoid a další.

Výhodou fakturačních nástrojů je to, že z nich je většina dostupná online. Nemusíte tedy řešit instalaci programu do počítače, dostatečnou kapacitu svého PC atd. Nástroje jsou online a fungují přes registraci, některé nabízejí lepší služby za poplatek.

Do systému se přihlásíte kdykoliv potřebujete, a to z jakéhokoliv zařízení. Není nutné tahat všude s sebou notebook. Stačí najet online na stránky fakturačního nástroje a můžete opět pracovat se svými fakturami.

Proč využívat fakturační nástroje

Pokud budete vystavovat faktury ručně v Excelu, strávíte tím spoustu času, který byste mohli využít jinak. Fakturační nástroje vám hlídají čísla faktur. Nestane se tak, že byste vystavili fakturu se stejným číslem vícekrát. Mají rovněž přednastaveno plno funkcí, které jen vybíráte, zaškrtáváte políčka nebo doplňujete kolonky.

Pokud nastavíte, že jste/nejste plátce DPH, zpřístupní se vám kolonky k údajům, které je potřeba vyplnit. Fakturační nástroje si pamatují i údaje vašich klientů, takže vystavujete-li opakovaně faktury stále stejným klientů, nemusíte vše vyplňovat pořád dokola. Stačí z nabídky vybrat svého klienta a systém už vše potřebné doplní. Pokud vystavujete faktury novému klientovi, oceníte, že stačí zapsat jeho IČ a systém už si vše doplní a načte sám – tedy jméno klienta, jeho adresu a další. Fakturační systémy se přizpůsobí i změnám v zákonech, takže reflektují přidání změny v legislativě.

Další výhodou fakturačních nástrojů je propojení s dalšími systémy a programy. Oceníte to, pokud máte e-shop. Spárováním totiž ušetříte spoustu času. Klient nakoupí na vašem e-shopu a fakturační systém automaticky načte údaje z objednávky na fakturu.

Samozřejmě, že ne všechny fakturační systémy jsou stejné a jednotlivé služby se mohou lišit. Většina těch nejlepších ale zmíněné vychytávky umí. Podívat se na 5 nejlepších fakturačních systémů můžete do našeho srovnání.

Možná si teď říkáte, proč zvolit fakturační nástroj, a ne účetní systém. Faktem je, že záleží na tom, v čem podnikáte a jak velká je vaše firma. Můžete samozřejmě využít i účetní systém, ale ten zvládá i řadu jiných úloh, které jsou často pro malé podnikatele zbytečné. Složité účetní programy využívají spíše velké soukromé firmy.

Závěrem

Co tedy dodat záměrem? Myslete při vystavování faktur na to, že se jedná o právně závazný doklad, jehož obsah určuje legislativa. Proto je důležité vždy uvést všechny povinné náležitosti, tedy identifikaci dodavatele i odběratele – včetně IČ a, je-li to nutné, DIČ, datum vystavení, popis plnění a cenu.

U plátců DPH pak navíc rozpis základu daně, sazby a výše DPH. Neplátci DPH uvádějí, že daň nepřidávají, nejčastěji formou poznámky „nejsem plátce DPH“, a v případě přeshraničních plnění postupují jako identifikované osoby. Tedy fakturují bez DPH a podávají souhrnné hlášení.

Fakturu lze vydat také elektronicky a je považována za účetní i daňový doklad dle zákona, a státní správa již elektronické faktury přijímá. Uchovávejte vystavené faktury nejméně 5 let, podle zákona, a využívejte moderní fakturační nástroje, které automaticky ověřují úplnost náležitostí. Tak zajistíte správnou a aktuální fakturaci bez rizika legislativních chyb.

Co číst dále: