Jak má vypadat faktura a co na ní musí být

Rozjíždíte svůj první byznys nebo začínáte s drobným podnikáním a budete potřebovat vystavovat faktury za své zboží nebo služby? Víte, jak se taková faktura vystavuje? V článku jsem se zaměřil na fakturu a fakturaci obecně. Dozvíte se, co to vůbec faktura je a jaké by měla mít náležitosti, co je to proforma faktura a samozřejmě i jak fakturu vystavit.

I když existuje řada variant, kde a jak fakturu vystavit, nejvhodnější je vybrat si fakturační systém, který vám bude vyhovovat a tam pak správně vybrat a nastavit patřičné kolonky. Faktury se od sebe mohou výrazně lišit. Záleží na tom, zda jste či nejste plátce DPH, zda fakturujete fyzické osobě či podnikateli, zda se místo plnění nachází v České republice, v Evropě nebo jinde. Informací je poměrně hodně a já vás postupně naučím, jak vystavit různé faktury pro různé klienty. Pojďme si to ale probrat od začátku a vysvětlit si, co je to vůbec faktura a k čemu je dobrá.

Co je to faktura?

Faktura je účetní dokument, který odesílá firma, živnostník nebo zkrátka prodejce svému zákazníkovi a žádá ho v ní o uhrazení částky za své služby, popřípadě za zboží. Může být předána před prodejem či provedením služby, nebo až poté. Záleží na tom, jakým způsobem podnikatel realizuje své služby či prodává zboží. Faktura je přitom závazný dokument, který je nutný dodržet (tedy proplatit), ale zároveň může být anulován po dohodě na obou stranách. V tom případě může klient zaplatit pokutu, že nedodržel smluvní podmínky. Po vystavení faktury už prodejce nesmí se záznamy faktur manipulovat. Pokud jste zároveň plátci DPH, je potřeba to ve faktuře zohlednit.

Faktura
Příklad faktury.

Fakturu vystavujeme kvůli záznamům v účetnictví, daňových přiznání, popřípadě inventárních kontrol. Celkem běžné je v dnešní době to, že firmy vystavují faktury až po odvedení práce. Velkou výhodu přináší také elektronické faktury, které výrazně usnadňují a urychlují práci i celé účetnictví.

Jak má faktura vypadat?

Ukazka Faktury A Nalezitosti 1

Nyní už víte, co je to faktura a co by měla všechno obsahovat. Důležité je ale také vědět, jaké druhy faktur existují a jak by měla vypadat. Proto jsme pro vás nachystali podrobné informace, jak takovou fakturu uzpůsobit.

Fakturu může vystavovat fyzická osoba, tedy podnikatel na IČO, a pak soukromá společnost (s.r.o. nebo a.s.). Ze zákona pak vyplývá, jaké náležitosti by měly jejich faktury mít.

Hlavička faktury

Hlavička faktury by měla obsahovat pořadové číslo faktury. Jde o jedinečné číslo, podle kterého půjde faktury kdykoli dohledat v elektronické i písemné formě. Soukromé firmy se zavedeným účetním systémem uvádí pořadové číslo, které přidělil přímo systém.

Platební podmínky

Do této části se vyplňuje datum vystavení faktury, datum zdanitelného plnění (toto platí pro plátce DPH), a samozřejmě datum splatnosti faktury. Dále zde musí být způsob, jakým bude platba provedena. Buď hotově nebo bankovním převodem. V případě bankovního převodu pak uveďte číslo účtu, kód bankovního ústavu a název banky, variabilní číslo zákazníka a specifický symbol, pod kterými váš účetní systém platbu spáruje s fakturou, nebo jej podle toho lépe dohledáte.

Předmět fakturace

Předmětem fakturace je služba, kterou jste provedli, nebo zboží, které si od vás zákazník objednal. Můžete uvést informaci jen obecně – například copywriter uvede: textové služby, copywriting, nebo rozepíše jednotlivé položky. Může jít o texty, které napsal, kolik mají normostran a tak dále.

Fakturovaná částka

Podnikatel, který není plátce DPH, vyplní pouze celkovou částku, kterou klientovi fakturuje. Plátce DHP musí částku podrobněji rozepsat: mezisoučet, cena bez daně, sazba DPH v % a Kč, a celkovou částku k úhradě.

Podpisová doložka

Pokud jste fyzická osoba, tedy osoba samostatné výdělečně činná podnikající na živnostenský list, stačí fakturu stáhnout a odeslat v elektronické podobě, popřípadě vytisknout a předat klientovi jiným způsobem (poštou, osobně).

Ostatní podnikatelé a soukromé firmy musí připojit podpis a razítko.

Někdy se ještě na závěr faktury vypisují údaje o osobě, která fakturu vystavuje. Může to být jméno, příjmení, telefon či e-mail.

Tip Tip

Chcete-li vystavovat faktury rychle a jednoduše, mít je všechny pohromadě a mít o nich maximální přehled, vystavujte je elektronicky. Existuje hned několik kvalitních fakturačních systémů, které toto vše umožňují. Na portále 5nej najdete přehled a recenze nejlepších fakturačních nástrojů.

Faktura je dokument obsahující detaily prodeje ve formě výčtu jednotlivých položek prodeje či služby. Pro prodejce je faktura dokladem o prodeji, pro klienta dokladem účetním. Faktura se tak shoduje s dlužnou částkou, která vytváří vztah prodejce a zákazníka. Je formou nesmluvního komerčního nástroje a roli dokumentu získává až ve chvíli, kdy je uhrazena.

Co je číslo faktury a proč se uvádí?

Každá faktura musí mít své jedinečné číslo, které je hned druhým nejdůležitějším po částce, kterou má zákazník uhradit. Faktury se číslují různým způsobem podle toho, co prodejce preferuje. Podle tohoto čísla je možné ji později dohledat, ať už v elektronické či papírové podobě. Některé firmy preferují číslování podle zákazníků, zaměstnanců nebo mohou používat předpony jako zkratky zákazníka. Jiní číslují faktury jednoduše tak, jak je postupně vystavují a doplňují je datem či alespoň rokem vydání. Záleží také na tom, jaké možnosti nabízí vámi zvolený fakturační nástroj.

Tip Tip

Potřebujete rychle vystavit fakturu? Zkuste naše vzory faktur, které jsou volně ke stažení. A to pro plátce i neplátce DPH.

Co je proforma faktura?

Vedle faktury se můžete setkat i s termínem pro forma faktura, nespisovně někdy uváděna jako proforma faktura. Jedná se o název pro neúčetní dokument, který časově předchází skutečný účetní doklad, tedy například fakturu. Pokud vystavuje fakturu plátce DPH, jedná se pro něj o neúčetní doklad, který nemá žádný vliv na daně.

Pro forma faktura většinou obsahuje vše, co klasická faktura, tedy veškeré předepsané náležitosti účetního dokladu, ale jedná se pouze o informativní dokument, nikoli o závazný účetní doklad. Jeho cílem je informovat klienta o vyjednávaném obchodu a slouží jako podklad pro rozhodnutí o uzavření obchodní operace.

Důležité je, aby byla pro forma faktura označena jako neúčetní doklad bez vlivu na daň, protože tím také skutečně je.

Co musí obsahovat faktura?

Faktura je úřední dokument, je to účet za odvedenou práci, službu nebo za prodané zboží. Každý podnikatel je povinný na faktuře uvádět údaje o své firmě, tedy jméno nebo název, sídlo a identifikační číslo. Dále je potřeba na fakturu uvést číslo faktury, jméno, adresu, případně další údaje o klientovi, kterému je účetní doklad zasílán a který jej má proplatit. Nesmíte opomenout údaje o daních, zda vystavovatel faktury je či není plátce DPH. Nutné je uvést také peněžní částku, kterou má klient proplatit, v jaké měně a jakým způsobem (na účet, v hotovosti), včetně variabilního čísla zákazníka. Nesmí chybět datum vyhotovení faktury, datum splatnosti, nebo datum uskutečnění účetního případu, pokud se neshoduje s okamžikem vyhotovení.

Podle Wikipedie faktura musí obsahovat i podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho vyúčtování.

Co musí faktura obsahovat:

  • označení účetního dokladu
  • účastníky účetního případu
  • peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
  • okamžik vyhotovení účetního dokladu,
  • okamžik uskutečnění účetního případu
  • podpisový záznam

V České republice se můžete na faktuře setkat i s razítkem firmy a podpisem dodavatele, ale zákon o účetnictví tyto položky nevyžaduje, respektive nevyžaduje to v některých případech. Podrobněji to vysvětlím níže.

Faktura v podstatě poskytuje přehled o prodaném zboží či vykonaných službách, uvádí způsob dopravy, datum odeslání nebo provedení služby, cenu a popřípadě i slevy, pokud je firma zákazníkovi poskytuje.

Pozor Pozor

Při vystavování faktury dejte pozor hned zkraje na to, abyste správně označili, zda jste či nejste plátce DPH. Plátce DPH musí na faktuře uvádět řadu dalších povinných údajů, které se neplátce DPH vůbec netýkají. Také musí povinně rozepsat částku s uvedením výše DPH atd. Dobrý fakturační nástroj si s tím poradí. Srovnání fakturačních nástrojů vám pomůže si vybrat ten nejlepší pro vaše potřeby.

Kdo je plátcem DPH

Než nastíním postup, jak vystavit fakturu, zmíním, kdo je to vlastně plátce DPH. Hodně začínajících podnikatelů v tom totiž u vystavování prvních faktur tápe. Přitom se jedná o důležitý údaj, který mění ve faktuře spoustu věcí, jak níže ukážu.

Plátcem daně z přidané hodnoty, zkratkou DPH, je ekonomicky aktivní fyzická nebo právnická osoba registrovaná podle zákona o dani z přidané hodnoty. Je jedno, zda vznikla za účelem podnikání a zda se jednalo o povinnou nebo dobrovolnou registraci.

A teď ještě zbývá vysvětlit, proč byste se měli registrovat jako plátce DPH. Ze zákona musí být povinně plátcem DPH podnikatel, který podniká mezinárodně v rámci Evropské unie. Dále jím musí být fyzická nebo právnická osoba vykonávající ekonomickou činnost a jejíž obrat za předchozích 12 měsíců přesáhl částku 2 000 000 Kč.

Této částky mohl podnikatel dosáhnout vykonáváním služby, prodejem zboží, pronájmy, finančními příjmy, převodem nemovitosti a tak dále. Nepočítá se sem však částka, kterou jste získali prodejem dlouholetého nemovitého majetku. Pokud však budete s nemovitostmi obchodovat, přeprodávat je a podobně, už se plátcem DPH na základě svých zisků stát můžete.

Jak vystavit fakturu?

Srovnani Fakturacnich Nastroju
Jak už jsem naznačil, jinou fakturu vystavuje plátce DPH, jinou neplátce DPH a jinou soukromá osoba (s.r.o. nebo a.s.). Ukážu vám, jak takovou fakturu vystavit. Nachystal jsem pro vás nejen tipy, kde faktury vystavovat, ale i jaké náležitost musí mít faktura pro plátce a neplátce DPH. Vystavovat faktury online nemusí být zase tak složité, pokud k tomu používáte správný nástroj a ne omezený Excel, který k tomu nebyl nikdy určený.

Jak vystavit fakturu – neplátce DPH

Pokud fakturu vystavuje podnikatel a současně neplátce DPH, je povinen na fakturu uvést náležitosti vymezené zákonem o účetnictví nebo zákonem o dani z příjmů. Na faktuře by měly být tyto údaje:

  • Slovní a číselné označení dokladu (číslo faktury)
  • Označení účastníků – obchodní jméno, sídlo a IČ. A to jak dodavatele (vystavovatele faktury), tak klienta. Dodavatel musí navíc uvést označení registru, ve kterém je jako podnikatel zapsaný (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík)
  • Předmět fakturace
  • Peněžní sumu, kterou dodavatel fakturuje
  • Datum vystavení faktury
  • Vhodné je uvést poznámku „Nejsem plátce DPH“ (není to ale povinnost)
  • Pokud vystavujete fakturu do zahraničí, musíte se řídit zákonem o DPH a uvádět i svůj DIČ, máte-li jej přidělený. V opačném případě se DIČ psát nemusí. Jako neplátce DPH si nefakturujete žádné DPH, ale musíte následně podat Souhrnné hlášení k DPH pro EU

Jak vystavit fakturu – plátce DPH

Plátce DPH musí uvést náležitosti uvedené výše, tedy stejné, jaké uvádí neplátce DPH, ale k tomu navíc ještě další informace:

  • Daňové identifikační číslo dodavatele (DIČ) – v případě, že váš odběratel je rovněž plátcem DPH, tak uvádíte i jeho DIČ
  • Den uskutečnění zdanitelného plnění – zpravidla se jedná o datum dodání výrobku nebo vaší služby
  • Rozsah a druh dodávané služby, popřípadě množství a druh zboží
  • Základ daně
  • Sazbu daně
  • Výši daně – tu vždy uvádějte v české měně
  • V některých případech se uvádí režimy DPH a příslušné formulace

Kde vystavit fakturu

Nyní už víte, jak fakturu vystavit a co všechno by měla obsahovat. Můžete si ji samozřejmě sami napsat třeba ve Wordu nebo v Excelu, ale je to zbytečně složité. Navíc takto nemáte pod kontrolou číslování jednotlivých faktur. Pokud si vyberete správný nástroj pro fakturaci, ušetříte si spoustu práce. Vystavování faktur elektronicky je dnes běžná záležitost a podnikatelé k tomu využívají buď účetní systémy, jako jsou Pohoda, ABRA Flexibee, Profit a další, nebo pak přímo fakturační nástroje, jmenujme například Vyfakturuj, Superfaktura, Fakturoid a další.

Výhodou fakturačních nástrojů je to, že z nich je většina dostupná online. Nemusíte tedy řešit instalaci programu do počítače, dostatečnou kapacitu svého PC a tak dále. Vyberete si svůj fakturační nástroj online, zaregistrujete se a pokud se jedná o placenou službu, uhradíte poplatek. Poté se vám zpřístupní zaplacené služby v rámci fakturování a vy můžete začít vystavovat.

Do systému se přihlásíte kdykoliv potřebujete, a to z jakéhokoliv zařízení. Není nutné tahat všude s sebou notebook. Stačí najet online na stránky fakturačního nástroje, zadat své přihlašovací údaje a heslo a můžete opět pracovat se svými fakturami. Pokud nemáte počítač, dají se využít i některé aplikace pro vystavování faktur.

Proč využívat fakturační nástroje

Pokud budete vystavovat faktury ručně v Excelu, strávíte tím spoustu času, který byste mohli využít jinak, a navíc budete mít hromadu práce navíc. Fakturační nástroje vám hlídají čísla faktur. Nestane se tak, že byste vystavili fakturu se stejným číslem vícekrát. Mají rovněž přednastaveno plno funkcí, které jen vybíráte, zaškrtáváte políčka nebo doplňujete kolonky.

Tip Tip

Některé fakturační nástroje je možné používat v omezené míře zdarma. Pokud začínáte s podnikáním a nemáte mnoho klientů, tak vám možná budou omezené bezplatné tarify některých fakturačních nástrojů dostačovat.

Pokud nastavíte, že jste/nejste plátce DPH, zpřístupní se vám kolonky k údajům, které je potřeba vyplnit. Fakturační nástroje si pamatují i údaje vašich klientů, takže vystavujete-li opakovaně faktury stále stejným klientů, nemusíte vše vyplňovat pořád dokola. Stačí z nabídky vybrat svého klienta a systém už vše potřebné doplní. Pokud vystavujete faktury novému klientovi, oceníte, že stačí zapsat jeho IČ a systém už si vše doplní a načte sám – tedy jméno klienta, jeho adresu a další. Fakturační systémy se přizpůsobí i změnám v zákonech, takže reflektují přidání změny v legislativě.

Další výhodou fakturačních nástrojů je propojení s dalšími systémy a programy. Oceníte to, pokud máte e-shop. Spárováním totiž ušetříte spoustu času. Klient nakoupí na vašem e-shopu a fakturační systém automaticky načte údaje z objednávky na fakturu.

Samozřejmě, že ne všechny fakturační systémy jsou stejné a jednotlivé služby se mohou lišit. Většina těch nejlepších ale zmíněné vychytávky umí. Podívat se na 5 nejlepších fakturačních systémů můžete do našeho srovnání.

Možná si teď říkáte, proč zvolit fakturační nástroj, a ne účetní systém. Faktem je, že záleží na tom, v čem podnikáte a jak velká je vaše firma. Můžete samozřejmě využít i účetní systém, ale ten zvládá i řadu jiných úloh, které jsou často pro malé podnikatele zbytečné. Složité účetní programy využívají spíše velké soukromé firmy.


Co číst dále:


Přispět svou zkušeností
diskuze
Podělte se o názor a pomozte tak ostatním!