Srovnání to-do aplikací

Hledáte-li ten nejlepší to-do aplikaci (úkolníček), která vám pomůže se správou úkolů a s organizováním pracovního nebo osobního živata, tak jste na správném místě. Otestovali jsme mnoho aplikací a vybrali z nich nejlepších pět. Celkové pořadí je dáno naší známkou, která je souhrnem pěti nejdůležitějších oblastí: Finance, Důležité funkce, Kompatibilita, Užitečné funkce, Podpora.

5nej-srovnani

Todoist

Any.do

TickTick

MS To Do

Google Tasks

1. Místo2. Místo3. MístoFinalistaFinalista

Finální hodnocení

9.38.68.387.1

Finance

Roční platba (tarif pro jednotlivce)774 Kč772 Kč602 KčZdarmaZdarma
Verze zdarma?

Důležité funkce

Počet projektů/seznamů verze zdarma80Bez limitu9Bez limituBez limitu
Počet projektů/seznamů placená verze300Bez limitu299--
Počet úkolů v projektu/seznamu verze zdarma150Bez limitu99Bez limituBez limitu
Počet úkolů v projektu/seznamu placená verze300Bez limitu999--
Sdílení a spolupráce (ne u tarifu zdarma)
Připomenutí (ne u tarifu zdarma)
Opakování úkolů
Podúkoly (subtasky)
Spojení s Google Kalendářem

Kompatibilita

Aplikace pro desktop (Windows, MacOS) (aplikace kalendáře)
Aplikace pro mobilní zařízení (Android, iOS) (aplikace kalendáře)
Podpora chytrých hodinek (Android, Apple) (aplikace kalendáře)
Rozšíření pro internetové prohlížeče (Chrome, Firefox)
Webové rozhraní (kalendář, Gmail)
V češtině

Užitečné funkce

Offline editace
Klávesové zkratky
Měření produktivity/cílů
Štítky (ne u tarifu zdarma)
Filtry (priority)
Možnost vkládat k úkolům soubory jako přílohy (ne u tarifu zdarma) (u tarifu zdarma 1.5 MB) (5 MB) (25MB)
Přidávání úkolů e-mailem (ne u tarifu zdarma)
Možnost propojit s dalšími nástroji (Slack, Gmail, Outlook atd.)
Projektové šablony (ne u tarifu zdarma)

Podpora

Nápověda
FAQ a poradce při potížích
Videonávody

Co je To-Do aplikace?

V doslovném překladu z angličtiny do češtiny znamená výraz “to-do” dělat. To-do aplikace jsou aplikace na zaznamenávání úkolů, poznámek nebo jiných informací. Jsou to tedy chytré úkolníčky, které je dnes možné, díky moderním technologiím, mít neustále u sebe. A pokud doma zapomenete mobilní telefon, ve kterém máte nainstalovanou aplikaci na úkoly, tak se ke svým úkolům můžete dostat například přes webové rozhraní, na které se úkoly synchronizují, aby mohly být neustále po ruce

Proč používat to-do aplikaci (úkolovník)?

Proč používat to-do aplikace a ne propisku a papír? Mnoho lidí dává papíru a tužce přednost. Není na tom nejspíš nic špatného. Problém nastává až v případě zapomenutého úkolovníku nebo při jeho ztrátě. V tu chvíli jsou úkoly nedostupné nebo úplně ztracené. 

Aplikace pro zápis úkolů umožňuje uživatelům spravovat úkoly mnohem efektivněji a bez obav, že o ně přijdou. Například nevyřešené úkoly nemusí pracně přepisovat, ale lze je přeplánovat pouhou změnou data nebo jejich přetažením do seznamu úkolů na následující den.

To-do aplikace fungují v takzvaném cloudu. Cloud je vlastně úložiště kam se v šifrované podobě ukládají vaše informace (úkoly a poznámky). Tyto informace jsou z cloudu všude dostupné. Pokud dojde například ke ztrátě nebo poškození mobilního telefonu, ve kterém máte aplikaci na úkoly, tak o úkoly nepřijdete. Ty jsou zálohované v cloudu a z něho se dokáží bezchybně stáhnout do nového zařízení. A díky cloudu mají uživatelé poznámky dostupné i přes webové rozhraní, takže nejsou odkázaní na mobilní telefon, ale v případě nastalého problému se dostanou ke svým poznámkám i z cizího zařízení nebo služebního počítače.

Co je GTD?

Getting Things Done (GTD) je metoda organizování času. Smyslem této metody je uvolnění místa v hlavě tím, že si nemusíte nic pamatovat. Na zapamatování úkolů jsou zde to-do aplikace. Ty si nejen pamatují všechny úkoly, které do nich zadáte, ale také je vám dokáží ve správný čas připomenout.

V to-do aplikaci si uživatel vytvoří různé seznamy pro úkoly. Například schůzky, práce, závazky, práce na zahradě, osobní a tak dále. Do těchto seznamů zaznamená úkoly, které mu leží v hlavě. Tím na ně nemusí neustále myslet, ale může je z mysli odložit do úkolníčku a nechat si je připomenout ve správný čas. V praxi to může fungovat třeba tak, že máte čas na plnění prací okolo domu, kouknete se do aplikace a plníte úkoly, které jsou potřeba udělat.

Díky tomu vám v hlavě neleží další úkoly, na které byste mysleli během plnění jiných úkolů. Výhodou je vyšší koncentrace na plnění aktuálního úkolu, čistá hlava a třeba lepší spánek.

Co by měla to-do aplikace umět?

Na trhu je dnes poměrně velký výběr aplikací. Některé jdou cestou minimalismu a jednoduchosti a jiné se zase snaží poskytnou uživatelům co největší počet funkcí, které by jim pomohly při plánování času. Existují však nejužitečnější funkce, které by měl splňovat každý úkolovník.

Podúkoly (subtasky)

Podúkoly slouží k rozdělení hlavního úkolu. Pro příklad to lze vysvětlit na nákupním seznamu. Hlavní úkol například pojmenujete “Nákupní seznam” a pod ten přidáváte položky nákupu. Díky tomu víte, co máte koupit a pravděpodobně na nic nezapomenete, protože si při nákupu jednotlivé položky odškrtáváte.

Smysl podúkolů je tedy takový, že mají rozdělit hlavní úkol na několik dílčích úkolů. Při práci na projektu nebo při rutinních pracech si rozdělíte hlavní úkol na menší, abyste při pracovním procesu na něco nezapomněli. Velký úkol se plní mnohem jednodušeji, když postupujete podle stanoveného plánu po malých krůčcích.

Připomínky

Připomínky jsou jednou z funkcí, kterou si na úkolovníku zamilujete. A je to také funkce, která u papírového poznámkovníku chybí. Připomínky mají uživatelům pomoci nezapomenout na nadcházející úkol tím, že je včas upozorní. Některé to-do aplikace umožňují nastavovat několik připomínek k jedné poznámce. Také je možné nastavovat otravné připomínky, které tak dlouho naléhají, že se úkolu začnete raději věnovat.

Aplikace pro PC

Zejména pro pracovní poznámky oceníte možnost nainstalovat na svůj počítač aplikaci úkolovníku. Všechny námi testované úkolovníky mají software pro Windows i pro Apple (MacOS). Na počítači je správa úkolů pohodlnější a efektivnější. Jinak vám ale desktopové aplikace nenabídnou nic navíc oproti aplikacím pro mobilní telefony.

Aplikace pro mobilní telefony a tablety

Mobilní telefon máme většinou neustále všude sebou. V tom případě můžete mít sebou i své poznámky a poznámkovník, do kterého jednoduše přidáte další poznámku. Aplikace úkolníčku v telefonu má i jiné výhody. Například notifikace, které vás upozorní na úkol. Nemusíte neustále sledovat hodinky a čas. To za vás udělá aplikace. Záleží na vašich preferencích, ale všechny testované úkolovníky měly aplikace pro Android i iOS.

Sdílení a týmová spolupráce

Zde záleží na uživatelských potřebách. Většina to-do aplikací umožňuje uživatelům sdílet seznamy úkolů (projekty) nebo pouze jednotlivé úkoly. Při týmové spolupráci je toto nepostradatelná funkce. 

To-do aplikace zdarma

Většina úkolníků je k dispozici také v bezplatné verzi. Ve verzích zdarma často chybí některé užitečné funkce jako jsou připomínky, připomínky podle geolokace, sdílení úkolů nebo například synchronizace s Google Kalendářem. Pokud takové funkce nepotřebujete, tak je možné to-do aplikace poměrně dobře používat i v bezplatných verzích. 

Jak správně používat to-do aplikace?

Seznam úkolů by vám měl především sloužit. Pokud jej budete správně používat, tak můžete brzy dosáhnout vyšších cílů nebo si zorganizovat čas, aby jste měli vyrovnaný pracovní a osobní život. K tomu je důležité, aby dokázal seznam úkolů pracovat za vás. Tedy obrazně řečeno. Úkoly si musíte nakonec stejně vyřešit sami.

1. Vyberte si správnou aplikaci

To je první krok k úspěšnému organizování úkolů, času a třeba osobního života. Aplikace musí splňovat všechna vaše kritéria. Určitě je důležité, aby měla možnost nastavovat připomínky, seznamy a například podúkoly. 

Další užitečné věci:

  • aplikace pro iOS nebo Android
  • možnost synchronizace s kalendářem
  • sledování produktivity
  • opakování úkolů dle intervalu
  • třídění úkolů dle štítků nebo priorit

2. Vytvořte si více seznamů úkolů (projektů)

Nezařazujte všechny úkoly pouze do jednoho seznamu. Naopak se snažte vytvořit několik seznamů, které vám pomohou s rozlišením jednotlivých úkolů. Oddělte určitě pracovní povinnosti a osobní věci. To vám pomůže se na dané úkoly lépe soustředit. Když jste doma, tak vás nebudou vyrušovat pracovní věci a naopak.

3. Dejte úkolům termíny

Pokud je úkol potřeba splnit do nějakého data, tak mu určitě přiřaďte termín. Termíny vám pomohou se stanovením priorit. S termíny si můžete naplánovat činnosti na jednotlivé dny. Když se ráno kouknete do úkolníčku, tak budete okamžitě vědět, do čeho se pustit.

5. Každý den kontrolujte úkoly

Každý den se podívejte na seznam úkolů a začněte na nich pracovat. Nezapomeňte úkoly odškrtávat. Úkoly, které jste nestihli přeplánujte na jiný termín nebo je smažte.

Recenze nejlepších To-Do aplikací na úkoly:

Todoist Logo

Todoist

Todoist je to-do aplikace (úkolovník) pro zvyšování produktivity, pro organizaci práce a života. Aplikace úkolovníku lze používat na jakékoliv oblíbeném operačním systému a také na různých zařízeních. Od počítače až po chytré hodinky. Jde pravděpodobně o nejpopulárnější službu tohoto druhu. V současné době používá Todoist přes 25 milionů lidí po celém světě, kteří díky němu mají správně nastavenou rovnováhu mezi prací a volným časem.

Any Do Logo

Any.do

Any.do je jednoduchá aplikace pro vytváření a správu úkolů, která má spoustu užitečných funkcí a vychytávek. Základem je jednoduchý úkolovník, kde je možné vytvářet a třídit úkoly do oddělených seznamů. Tyto úkoly si mohou uživatelé nechat synchronizovat na různá zařízení.

Ticktick Logo

TickTick

TickTick je na první pohled jednoduchý úkolovník, který v sobě skrývá mnoho užitečných funkcí. Ty ocení nejen stoupenci GTD. Aplikaci lze využívat zdarma, ale s určitými omezeními. Pokud uživatelům něco chybí, tak si mohou zaplatit prémiový tarif.
Aplikace úkolovníku TickTick uživatele nespíš vzhledem příliš neoslní. Nicméně, dobrou zprávou je, že je možné si ji trochu uživatelsky zpříjemnit. Například lze měnit její pozadí a barvy a v úkolech a seznamech je možné používat emotikony.

Microsoft To Do Logo

Microsoft To Do

Microsoft To Do je nástroj pro zvyšování produktivity, úkolovník a poznámkovník, který je náhradou za populární Wunderlist. To Do je stále ve vývoji a je krok pozadu za nejlepšími úkolovníky a to-do aplikacemi. Nicméně, pro základní potřeby je to určitě skvělá volba, která má co nabídnout. Na Microsoft To Do je nejlepší, že je zdarma. Sice se nemůže vyrovnat aplikacím jako je například Todoist, ale i tak má tento úkolovník spoustu užitečných funkcí pro zvyšování produktivity a pro samotnou správu úkolů.

Google Tasks Logo

Google Tasks (Úkoly Google)

Google Task (Úkoly Google) je úkolovník od společnosti Google. Tento úkolovník se logicky stal součástí aplikace Google Kalendář. S úkolovníkem je však možné pracovat zcela nezávisle na kalendáři. Nicméně, je také možné je mít dokonale propojené a získat v nich silného pomocníka při organizování času v pracovní i osobním životě. Google Task je vlastně velice jednoduchá aplikace, která toho neumí příliš. V tom však spatřuje mnoho uživatelů její hlavní výhodu. V úkolovníku nepřekáží nic, co by uživatele rozptylovalo nebo mu ztěžovalo práci s úkoly.

Srovnání To-Do aplikací
Odesílám
Jak hodnotí naši čtenáři
5 (3 Recenze)