S Freelo zvládnete více práce s menším úsilím
Srovnání to-do aplikací
Nejlepší to-do aplikace na úkoly pro rok 2026
To-do aplikace (úkolníčky) se stávají nedílnou součástí našich životů. Pomáhají se správou úkolů v pracovním i každodenním životě. Není proto divu, že se jejich počet neustále rozšiřuje a člověk už ani neví, kterou vybrat. Právě proto jsem několik z nich osobně otestoval a vybral pro vás ty nejlepší.
Obsah srovnání
Srovnání to-do aplikací na základě testování
Zaměřil jsem se přitom na několik oblastí, jako jsou funkce aplikací, kompatibilita i podpora. Chcete-li si tedy vybrat tu správnou aplikaci splňující vaše požadavky, rozhodně pokračujte ve čtení.
|
Finance
|
|||||
|
Roční platba (tarif pro jednotlivce)
|
Zdarma / 2 208 Kč
|
Zdarma
|
Zdarma / 1 268 Kč
|
Zdarma / 84 $
|
60 $
|
|
Verze zdarma?
|
|
|
|
|
|
|
Důležité funkce
|
|||||
|
Počet projektů/seznamů verze zdarma
|
3 aktivní
|
Bez limitu
|
5
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
|
Počet projektů/seznamů placená verze
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
300
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
|
Počet úkolů v projektu/seznamu verze zdarma
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
|
Počet úkolů v projektu/seznamu placená verze
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
Bez limitu
|
|
Sdílení a spolupráce
|
|
|
|
|
(ne u tarifu zdarma)
|
|
Připomenutí
|
|
|
|
|
|
|
Opakování úkolů
|
|
|
|
|
|
|
Podúkoly (subtasky)
|
|
|
|
|
|
|
Spojení s Google Kalendářem
|
|
|
|
|
|
|
Kompatibilita
|
|||||
|
Aplikace pro desktop (Windows, MacOS)
|
|
|
|
|
|
|
Aplikace pro mobilní zařízení (Android, iOS)
|
|
|
|
|
|
|
Podpora chytrých hodinek (Android, Apple)
|
|
|
|
(pouze Apple)
|
|
|
Rozšíření pro internetové prohlížeče (Chrome, Firefox)
|
|
|
|
|
|
|
Webové rozhraní
|
|
|
|
|
|
|
V češtině
|
|
|
|
|
|
|
Užitečné funkce
|
|||||
|
Offline editace
|
|
|
|
(omezená)
|
|
|
Klávesové zkratky
|
|
|
|
|
|
|
Měření produktivity/cílů
|
|
|
|
|
|
|
Štítky
|
|
|
(ne u tarifu zdarma)
|
|
|
|
Filtry (priority)
|
|
|
|
|
|
|
Možnost vkládat k úkolům soubory jako přílohy
|
|
|
(ne u tarifu zdarma)
|
|
(u tarifu zdarma 1.5 MB)
|
|
Přidávání úkolů e-mailem
|
|
|
(ne u tarifu zdarma)
|
|
|
|
Možnost propojit s dalšími nástroji (Slack, Gmail, Outlook atd.)
|
|
|
|
|
|
|
Projektové šablony
|
|
(ne u tarifu zdarma)
|
(ne u tarifu zdarma)
|
|
|
|
Podpora
|
|||||
|
Nápověda
|
|
|
|
|
|
|
FAQ a poradce při potížích
|
|
|
|
|
|
|
Videonávody
|
|
|
|
|
|
To-do aplikace (úkolovníky) recenze
1. Freelo Recenze
Shrnutí recenze
Freelo je efektivním nástrojem pro řízení projektů. Jedná se o nejdoporučovanější český nástroj pro pracovní komunikaci. Díky Freelu bude spolupráce nad úkoly snadná a rychlá. Celá firma bude vědět, co má dělat, jaké jsou termíny a žádné informace se neztratí v pracovním šumu. Freelo se z České republiky rozšířilo i do zahraniční a v současnosti jde jeden z nejznámějších nástrojů pro správu projektů na evropském trhu. Možnosti jeho využití jsou skutečně široké, a i já jej s úspěchem využívám už nějaký ten pátek. Rozhodl jsem se proto s vámi o své zkušenosti podělit.
Výhody
- Jednoduché a přehledné uživatelské rozhraní
- Kompletně v češtině
- Možnost propojení s aplikacemi třetích stran
- Slevy pro začínající podnikatele a neziskovky
- Možnost vyzkoušet i placenou verzi na 14 dnů zdarma
Nevýhody
- Ve verzi zdarma je možné přidat pouze 3 uživatele
- Vyšší cena oproti některým konkurenčním nástrojům
2. Asana Recenze
Shrnutí recenze
Asana je nástroj pro projektové řízení a týmovou spolupráci, který využijete, když potřebujete napříč firmou plánovat projekty, zadávat úkoly a sledovat jejich plnění. Asana spojuje lidi, úkoly, týmovou komunikaci a termíny na jednom virtuálním místě. Nástroj nabízí pokročilé možnosti automatizací, reportingu a analýz, díky kterým budete mít kontrolu nad stavem vašich projektů. Hodí se pro firmy všech velikostí, od malých týmů po velké korporace.
Výhody
- Možnost detailního zadávání úkolů s obrázky, formátováním textu, přímé natáčení videí do zadání úkolu
- Mobilní aplikace – i když nejsem u PC, vidím, co se děje
- Mnoho pokročilých funkcí, které lze ohýbat podle vašich potřeb
- Mnoho integrací na další systémy, které v týmu používáte
- Desktopová aplikace pro váš počítač
- Asanu můžete plnohodnotně využívat i v prohlížeči
- I ve verzi zdarma toho umí opravdu hodně
Nevýhody
- Není v češtině
- Vyžaduje nastavení firemní kultury a pravidel komunikace
- S větším počtem uživatelů stoupá cena
3. Todoist Recenze
Shrnutí recenze
Todoist je to-do aplikace (úkolovník) pro zvyšování produktivity, pro organizaci práce a života. Aplikace úkolovníku lze používat na jakékoliv oblíbeném operačním systému a také na různých zařízeních. Od počítače až po chytré hodinky. Jde pravděpodobně o nejpopulárnější službu tohoto druhu. V současné době používá Todoist přes 25 milionů lidí po celém světě, kteří díky němu mají správně nastavenou rovnováhu mezi prací a volným časem. I já jsem měl tu možnost si jej vyzkoušet a rád se o své zkušenosti s vámi podělím.
Výhody
- Aplikace pro všechny platformy
- Rozhraní v češtině
- Přizpůsobitelné filtry
- Verze kompletně zdarma
Nevýhody
- Ve verzi zdarma nejsou vlastní připomínky
- Omezený počet projektů ve všech plánech
4. ClickUp Recenze
Shrnutí recenze
ClickUp je cloudová platforma pro správu úkolů, projektů a týmovou spolupráci. Jejím hlavním cílem je do jednoho nástroje sjednotit plánování, komunikaci, správu dokumentů i sledování času. Díky tomu odpadá potřeba využívat více aplikací najednou a můžete se tak soustředit pouze na plnění úkolů. Do vaší každodenní agendy se snaží maximálně zakomponovat umělou inteligenci, která má ještě více zvýšit efektivitu vaší práce a usnadnit vám život. Nespornou výhodou pak je fakt, že jej můžete s určitými omezeními využívat kompletně zdarma. Pokud vás zajímá, co od nástroje ClickUp očekávat a jak vám může pomoci s organizací vašich úkolů, určitě pokračujte ve čtení.
Výhody
- Neskutečné množství funkcí
- Štědrý bezplatný plán
- Flexibilní workspace
- Automatizace a spolupráce
- Implementace AI
Nevýhody
- Pro začátečníky může být složitý
- Mobilní aplikace občas nefunguje tak, jak má
5. Any.do Recenze
Shrnutí recenze
Any.do je jednoduchá aplikace pro vytváření a správu úkolů, která má spoustu užitečných funkcí a vychytávek. Základem je jednoduchý úkolníček, kde je možné vytvářet a třídit úkoly do oddělených seznamů. Tyto úkoly si mohou uživatelé nechat synchronizovat na různá zařízení. Samozřejmě nechybí chytrý formulář nebo online režim, díky kterému budete neustále v obraze. Nástroj lze integrovat v rámci Google Calendar i Outlooku. Sám tento nástroj využívám a musím říct, že jsem s ním opravdu spokojený. Navíc je v základní verzi zcela zdarma, a to napořád! Pojďte se na něj podívat společně se mnou.
Výhody
- Aplikace pro všechny platformy a operační systémy
- Minimalistický desigh
- Připomínky podle lokace
- Integrace s různými kalendáři
- Základní verze zcela zdarma
Nevýhody
- Není v češtině
Jak vybrat a co by měla to-do aplikace umět?
Na trhu je dnes poměrně velký výběr aplikací. Některé jdou cestou minimalismu a jednoduchosti a jiné se zase snaží poskytnou uživatelům co největší počet funkcí, které by jim pomohly při plánování času. Existují však nejužitečnější funkce, které by měl splňovat každý úkolovník.
Podúkoly (subtasky)
Podúkoly slouží k rozdělení hlavního úkolu. Pro příklad to lze vysvětlit na nákupním seznamu. Hlavní úkol například pojmenujete „Nákupní seznam“ a pod ten přidáváte položky nákupu. Díky tomu víte, co máte koupit a můžete si odškrtávat jednotlivé položky. Ještě větší smysl to má v pracovních projektech, které se například rozdělují mezi více lidí.
Úkoly si tak můžete rozdělit nejen pro vlastní přehled, ale také pro přehled všech ostatních. U většiny aplikací si poté můžete nastavit upozornění i pro jednotlivé podúkoly. Skvěle řešené má rozdělení subtasků například Freelo, kde si je přidáváte jednoduchým kliknutím na příslušné tlačítko.
Připomínka
Když už si nějaký ten úkol do své aplikace přidáte, je také ideální, když vám ho připomene. Naprostá většina aplikací nabízí možnost nechat si zasílat notifikace o úkolu, a to v čase, kterém si vyberete. Je tak možné si nastavit připomenutí například hodinu dopředu, ale klidně i celé dny nebo si nechat úkol připomínat pravidelně. Z mých zkušeností v tomto skvěle funguje Asana, která vám zasílá upozornění do e-mailu, aplikace, ale i do chytrých hodinek, což se jednoduše hodí.
Aplikace pro PC
Především při práci jistě oceníte možnost stáhnout si to-do aplikaci přímo do svého počítače. Ta vám navíc ve většině případů umožňuje editaci a správu úkolů i v případě, že jste například bez internetu. Neztratíte tak díky ní přehled o tom, co je třeba dělat. Výbornou desktopovou aplikaci nabízí například nástroj Any.do, který umožňuje prakticky neomezenou editaci offline a okamžitou synchronizaci po připojení na internet.
Aplikace pro mobilní telefony a tablety
Mobilní telefon máme většinou neustále všude s sebou. Díky aplikaci tak můžete nosit v kapse také všechny své úkoly a nikdy na žádný nezapomenete. Výhodou jsou poté samozřejmě také push notifikace, s nimiž okamžitě víte, co máte udělat. Nemusíte tak hlídat hodinky a zdlouhavě přemýšlet nad tím, co vlastně máte dnes udělat. Všechny mnou testované úkolníčky mají k dispozici aplikaci pro Android i iOS. Osobně bych doporučil například Todoist, jehož aplikace je skutečně velmi propracovaná.
Sdílení a týmová spolupráce
Toto už je samozřejmě tak trochu „vyšší dívčí“ a je nutné se zaměřit na to, jaké jsou vlastně vaše potřeby a podle toho také vybírat své aplikace, potažmo jejich balíčky. Například takové Trello se hodí pro jednotlivce a menší týmy, jelikož mu chybí některé pokročilejší funkce měření produktivity a sledování výkonu. Na druhou stranu jde jejich absence cítit v jeho jednoduchosti.
Rovněž je pravdou, že čím více členů v týmu máte, tím dražší bude vaše aplikace. Některé nástroje vám poté umožní například přiřazení správcovství a kontrolu nad konkrétními pracovními úkony. U opravdu velkých projektů doporučuji kontaktovat zákaznickou podporu a řešit individuální nastavení přesně na míru vašim potřebám.
To-do aplikace zdarma
Drtivá většina mnou recenzovaných nástrojů má verzi kompletně zdarma. Snadno se tak díky ní seznámíte s prostředím aplikace a tím, jak vlastně funguje. Často také nabízí možnost odzkoušet si po omezenou dobu některý z placených balíčků. Zdarma můžete využívat například aplikaci ClickUp, která nabízí celou řadu pokročilých funkcí včetně AI asistenta.
Je ale nutné vzít v potaz, že free verze jsou často velmi omezené a nemusí nabízet vše, co byste od nástroje čekali. Jako jednotlivec, který si zadává úkoly pro sebe, to pravděpodobně nepocítíte, ovšem pro týmovou spolupráci tento přístup rozhodně není ideální.
Co je To-Do aplikace?
Pokud bychom výraz „to-do“ přeložili do češtiny, vyšlo by nám něco jako „udělat“ ve smyslu, že je to v plánu. To-do aplikace jsou aplikace na zaznamenávání úkolů, poznámek nebo jiných informací. Jsou to tedy chytré úkolníčky, které můžete mít díky moderním technologiím neustále při sobě. Tyto aplikace vám zasílají také upozornění na to, kdy musíte úkoly splnit. Vy se tak nemusíte bát, že na něco zapomenete nebo vám něco unikne. Můžete je také propojit s e-maily a dalšími nástroji pro ještě kvalitnější správu každodenní agendy.
Proč používat to-do aplikaci?
Možná si říkáte, proč používat to-do aplikace, když máte po ruce tužku a papír. Na tomto přístupu pochopitelně není nic špatného, ovšem v dnešní rychlé době to jednoduše nemusí stačit. Papírek s poznámkami snadno ztratíte nebo zapomenete, kdežto bez mobilu už dnes vychází do světa jen málokdo.
Aplikace vám umožňuje trávit méně času samotným plánováním, můžete si nastavit opakující se úkoly a především vám úkoly stále připomíná, takže se nemusíte trápit s hledáním papírků a ručně psaných poznámek. Když se navíc vaše agenda změní, můžete jednoduše přesunout úkol v kalendáři a není třeba nic škrtat ani přepisovat.
To-do aplikace fungují v takzvaném cloudovém úložišti. To je místo, kam se v šifrované podobě ukládají vaše informace (úkoly a poznámky). Tyto informace jsou z cloudu všude dostupné. Znamená to, že pokud například omylem odinstalujete aplikaci nebo třeba ztratíte telefon s ní, o úkoly nepřijdete. V cloudu jsou zálohované a vy si je tak snadno stáhnete na nové zařízení. Nejste přitom vázáni pouze na mobil, ale díky cloudu se ke svým úkolům dostanete prakticky pomocí libovolného zařízení.
Co je GTD?
Getting Things Done (GTD) je metoda organizování času. Smyslem této metody je uvolnění místa v hlavě tím, že si nemusíte nic pamatovat. Právě s tím vám pomohou to-do aplikace, kam jednoduše zadáte svůj úkol a nastavíte si připomenutí. Nebude se vám díky tomu stávat, že kvůli většímu množství úkolů zapomenete na jiné.
V to-do aplikaci si vytvoříte seznamy, podúkoly nebo projekty. Můžete tak jednoznačně rozdělit svůj pracovní a osobní život, což je samozřejmě velké plus. Snadno si také nastavíte poznámky, které navíc u většiny to-do aplikací už můžete také nahrávat hlasem ihned, když vás napadnou. Poté si je můžete v klidu projít a podle potřeby roztřídit do jednotlivých úkolů.
Díky tomu vám v hlavě neleží další úkoly, na které byste mysleli během plnění jiných úkolů. To všechno přispívá k efektivnější práci i klidnějšímu spaní. Mně osobně například pomáhá, když se večer mrknu do aplikace a vidím, co všechno jsem stihl. Doporučuji však to s úkoly nepřehánět a rozhodně si je členit realisticky. V opačném případě totiž může dojít spíše ke stresovým situacím.
Jak správně používat to-do aplikace?
Seznam úkolů by vám měl především sloužit. Jeho hlavním cílem je dosáhnout vyšší efektivity a produktivity. To-do aplikace odbourávají nutnost pamatovat si úkoly jako takové, díky čemuž se můžete zaměřit přímo na jejich plnění. Aby však fungovaly tak, jak mají, je potřeba je také správně používat. Tomu se budu více věnovat na následujících řádcích.
1. Vyberte si správnou aplikaci
To je první krok k úspěšnému organizování úkolů, času a třeba osobního života. Aplikace musí splňovat všechna vaše kritéria. Nejdůležitější je možnost nastavit si projekty, úkoly, podúkoly a připomínky. Příjemným bonusem je poté propojení například s pracovními e-maily či kalendáři.
Další užitečné věci:
- aplikace pro iOS nebo Android
- sledování produktivity
- opakování úkolů dle intervalu
- třídění úkolů dle štítků nebo priorit
2. Vytvořte si více seznamů úkolů (projektů)
Nezařazujte všechny úkoly pouze do jednoho seznamu. Naopak se snažte vytvořit několik seznamů, které vám pomohou s rozlišením jednotlivých úkolů. Oddělte určitě pracovní povinnosti a osobní věci. Ideální je také nastavit si priority nebo úkoly například barevně odlišit. To všechno vám pomůže k lepší orientaci v tom, co vlastně vaše denní agenda vyžaduje.
3. Dejte úkolům termíny
Pokud je úkol potřeba splnit do nějakého data, určitě mu přiřaďte termín. Termíny vám pomohou se stanovením priorit. Plánování dnů je tak o poznání jednodušší a vždy přesně víte, které úkoly nesnesou odklad. Na druhou stranu je nutné být k sobě upřímný. Nejednou se mi podařilo nastavit si tolik úkolů, že jsem je zkrátka neměl čas plnit. Neustálé připomínání ze strany aplikace je pak spíše kontraproduktivní, jelikož více sledujete to, co ještě máte udělat, a své úkoly reálně neplníte.
4. Každý den kontrolujte úkoly
Doporučuji každý den úkoly kontrolovat a ty splněné odškrtávat. Pomáhá to nejen ve větší přehlednosti, ale má to také motivační důsledky. Doslova totiž vidíte, jak vám práce mizí pod rukama a do dalšího dne se tak vstupuje o poznání lépe.
To-do aplikace jsou užitečným pomocníkem
Všichni máme během dne úkoly, které zkrátka musíme plnit. Pokud už jich však máte tolik, že nestíháte všechny sledovat, to-do aplikace se stávají neocenitelným pomocníkem. Pomáhají je za vás sledovat, dají jim řád a prioritu. Můžete se tak soustředit jen na jejich plnění a máte neustále přehled o tom, co je třeba udělat.
Já osobně si vždy plánuji dopředu celý týden. Úkolům dávám priority, abych věděl, co je opravdu důležité, a snažím se jim dávat jasné termíny, a to i v případě, že žádné termíny nevyžadují. Díky připomínkám ze strany aplikace však vím, že je musím vyřešit. Týdenní agendu poté upravuji podle jednotlivých dnů a úkoly různě měním s tím, jak přicházejí další. Je však ideální najít si svůj vlastní systém a poznat, co je nejlepší pro vás.
Časté dotazy
Co je To-Do aplikace?
To-Do aplikace je ve své podstatě takový úkolníček. Do něj si zapisujete úkoly, které aplikace za vás sleduje a neustále vám je připomíná. Vy jim můžete přiřadit priority, datumy a připisovat si k nim různé poznámky. Díky tomu se můžete zaměřit pouze na plnění jednotlivých úkolů, nikoliv na jejich zapamatování.
Jak pracovat s to-do listem?
Každý člověk si musí přijít na svůj vlastní styl práce. Většinou se ale vychází z metody GTD. Klíčem je dostat všechny úkoly do aplikace, abyste na ně nemuseli myslet. Dále je v aplikaci zorganizovat podle projektů, činností nebo třeba priorit, aby aplikace nepůsobila přehlceně. Následně si nastavíte termíny a můžete se pustit do plnění úkolů.
Proč používat aplikaci a ne papír?
Aplikace nabízí řadu možností, které papír jednoduše nezvládne. Dokáže vám zasílat notifikace, ukazovat průběh úkolu nebo třeba vaši efektivitu díky sledování času. Můžete si navíc úkoly synchronizovat na více zařízeních a mít je tak neustále při sobě. Všechna vaše data z nich jsou zálohovaná prostřednictvím cloudů a nemusíte se bát, že o ně přijdete. Papír je dobrý pouze do té doby, dokud se vám neztratí, nepotrhá nebo na něm poznámky například nezvhlnou.
6 nejlepších To-Do aplikací
Zdroje a užitečné odkazy
- https://www.wikihow.cz/Jak-b%C3%BDt-produktivn%C3%AD
- https://www.databazeknih.cz/knihy/mit-vse-hotovo-298563
- https://mariorozensky.cz/jak-si-organizuji-cas-a-jak-mam-nastaven-todoist/
- https://jablickar.cz/jak-si-zorganizovat-praci-a-posunout-svou-produktivitu-kupredu/
Další užitečné články
Přispět svou zkušeností
Uživatelské zkušenosti
1 zkušeností
Už dlouhé roky používám Freelo a nikdy bych neměnila. Sice je tam pár detailů, které bych asi vyřešila jinak, ale jinak je to perfektní nástroj.
0x
0x
Užitečný názor?
Odpovědět
Odpovědět
