Znáte zkratku, která firemnímu účetnímu ušetří desítky hodin práce? Jmenuje se automatizace

Vedení firemního účetnictví je práce plná rutinních úkonů. Každý účetní u nich stráví desítky hodin měsíčně. Tento čas by přitom mohl věnovat jiné práci – například analýzám, které vám pomůžou najít rezervy a zefektivnit fungování firmy. Existuje přitom jednoduchý způsob, jak čas na podobné úkony najít. Jmenuje se automatizace.

Díky automatizaci vyřeší účetní program řadu věcí sám. Aniž by účetní musel ručně zadávat konkrétní příkaz nebo stále dokola opisovat stejné údaje.

Podívejte se, co automatizace umí.

Propojí e-shop, sklad i účetnictví

Správný účetní program pro firmy umí komunikovat s vaším e-shopem a propojit ho se skladovou databází. Přenos informací přitom funguje oboustranně.

Co to znamená?

Že se v e-shopu automaticky aktualizuje počet kusů daného zboží podle zásob uvedených ve skladové databázi. Jakmile tedy některý produkt odešlete nebo naopak naskladníte, informace se propíše do internetového obchodu.

Díky tomu zákazník vždy vidí, jestli máte zboží skladem.

Stejně tak se data z e-shopu přenášejí do účetního systému. Jakmile si tedy klient objedná zboží, informace ihned putuje do účetnictví, které automaticky vytvoří a zaúčtuje potřebné doklady.

Tímto způsobem funguje také komunikace účetního programu s kamennými pobočkami.

Účetní díky tomu nemusí ručně vystavovat a zaúčtovávat stovky dokladů ani opisovat jednotlivé údaje. Systém je z objednávky automaticky přenese na všechny související doklady.

Automaticky vytvoří a odešle faktury

Velkou pomocí je také automatické vystavení a odesílání faktur. Využijete ho v případě, že každý měsíc posíláte stejné faktury – například za pronájem či za paušální služby.

Účetní program se o všechno postará automaticky. Stačí jen vytvořit šablonu – ideálně podle starší faktury. Systém si pak z šablony vezme všechny potřebné údaje. Ať už je to částka, variabilní symbol nebo fakturační údaje klienta. Vám tak stačí jen nastavit datum odeslání.

Program pak při každém spuštění zkontroluje, jestli se ten den mají vygenerovat nějaké faktury. Pokud ano, upozorní vás na to. Vy pak už jen potvrdíte, že má program doklady připravit, a o víc se starat nemusíte.

Zrychlí vám čištění salda

Až tři pracovní dny měsíčně. Tolik času účetnímu zabírá čištění salda. Úkon, při kterém kontroluje, jestli u některého z účtů není přeplatek či nedoplatek.

Díky automatizaci je všechno výrazně rychlejší. Účetní program totiž sám spáruje příslušné doklady a vyčíslí aktuální saldo. Navíc si pak můžete doklady seřadit podle čísla účtu, IČ nebo párovacího symbolu.

Zjednoduší vám mzdovou agendu

Účetní programy obvykle nabízejí také mzdový modul, který vám usnadní zpracování mezd. Stačí na kartě zaměstnance zadat počet odpracovaných hodin, čas strávený na dovolené nebo výši odměn a zbylé údaje doplní účetní systém automaticky.

Následně vypočítá i výslednou mzdu. A také ji rovnou zaúčtuje.

Zároveň připraví potřebné tiskové sestavy, které rozešlete zaměstnancům nebo úřadům. Ať už jsou to výplatní lístky, nebo dokumenty pro pojišťovnu či správu sociálního zabezpečení.

Umožní vám využít pracovní čas efektivněji

To všechno jsou jen některé možnosti automatizace, které účetní programy nabízejí. V praxi vám dokážou usnadnit i řadu dalších úkonů. Záleží jen na tom, co potřebujete.

Jedním si ale můžete být jisti vždy – vašemu účetnímu automatizace ušetří i desítky hodin práce každý měsíc. Díky tomu může svůj pracovní čas využít efektivněji. A to se vám rozhodně vyplatí!

TIP: Přečtete si, jak začít s automatizací v účetnictví.

---

Co číst dále: