Konec šanonů a čekání na kurýra: Jak elektronický podpis zrychluje český byznys?

David Řezníček, datum vydání: 9. 12. 2025

Konec šanonů a čekání na kurýra: Jak elektronický podpis zrychluje český byznys? Sloneek - Nejlepší HR systém pro správu zaměstnanců (Foto: Pexels)

Tento proces je nejen neefektivní, ale v dnešní době i neobhajitelně drahý. Náklady na papír, toner, údržbu tiskáren, poštovné, a především čas zaměstnanců, kteří tráví hodiny administrativou místo produktivní práce, se v ročním součtu šplhají do astronomických výšin.

Digitalizace už dávno není jen módní slovo, ale nutnost pro přežití a konkurenceschopnost. Jak se ale liší potřeby běžného člověka a dynamické firmy?

Pro jednotlivce je revoluce již hotová

Pro běžného občana je situace v České republice dnes až překvapivě snadná. Pokud potřebujete podepsat nájemní smlouvu, předávací protokol nebo souhlas se zpracováním osobních údajů jako soukromá osoba, nepotřebujete tiskárnu ani scanner.

Díky masivnímu rozšíření Bankovní identity (BankID) a službám, jako je například portál podepis.cz, mají Češi v rukou mocný nástroj. Dokumenty lze podepsat z pohodlí domova, ověřeně, bezpečně a často zcela zdarma. Během několika vteřin je hotovo a PDF s vizualizovaným podpisem putuje k protistraně. Pro freelancera nebo běžného spotřebitele je tento problém v podstatě vyřešen.

Proč je situace u firem jiná?

Zde však nastává zlom. To, co funguje pro jednotlivce podepisujícího pět dokumentů ročně, se stává noční můrou pro firmu s padesáti, stovkou nebo tisícem zaměstnanců. Pokud by HR oddělení mělo každý dodatek k pracovní smlouvě nebo mzdový výměr nahrávat ručně do bezplatných nástrojů a následně složitě hlídat, kdo už podepsal a kdo ne, administrativa by zkolabovala.

Firmy naráží na limity jednoduchých nástrojů v několika klíčových oblastech jako jsou hromadné akce, kdy je potřeba rozeslat nový směrnice k podpisu všem 200 zaměstnancům najednou. Dalším problémem bývá i skutečnost, že dokument často musí projít přes manažera týmu a ředitele, než doputuje k zaměstnanci. Kromě toho firma musí garantovat, že podpis splňuje standardy eIDAS (nařízení EU o elektronické identifikaci) a že dokument bude bezpečně uložen a dohledatelný i za pět let. Nezapomeňme ani na to, že podpis není izolovaný akt. Patří do osobní složky zaměstnance. Firmy tak nepotřebují jen digitální pero. Potřebují systém.

Jaké je komplexní řešení?

Moderní byznys vyžaduje integraci. Elektronické podepisování ve firemním prostředí nesmí být „ostrůvkem“ mimo ostatní procesy. Ideálním stavem je, když podpis dokumentu automaticky spustí další kroky, ať už se jedná o změnu v docházce, úpravu platu v systému nebo přidělení pracovních pomůcek.

Příkladem vyspělého českého řešení, které tento komplexní přístup naplňuje, je Sloneek. Nejedná se o pouhé „podepisovátko“, ale o chytrý HR systém, který pokrývá celý životní cyklus zaměstnance.

V praxi to vypadá tak, že personalista vygeneruje pracovní smlouvu přímo v systému na základě šablony. Systém sám doplní údaje o zaměstnanci a automaticky odešle dokument k podpisu. Zaměstnanec dostane notifikaci do mobilní aplikace, kde si dokument přečte a během vteřiny podepíše.

Klíčovou výhodou je, že Sloneek garantuje soulad s legislativou (eIDAS) a zajišťuje, že podepsaný dokument se okamžitě a bezpečně uloží do digitální složky zaměstnance. Žádné stahování, žádné přehazování souborů mezi složkami, žádné riziko ztráty.

Tento přístup šetří nejen stromy, ale především stovky hodin práce HR oddělení ročně. Elektronický podpis v pojetí roku 2025 totiž není o technologii samotné – je o plynulosti procesů, které umožňují firmám soustředit se na to podstatné: na své lidi a svůj růst.

Další užitečné články

Co číst dále:

Platforma pro e-shopy Shoptet zdražuje. Výměnou za to nabízí nové funkce

Od 1. září 2025 Shoptet, oblíbená česká platforma pro e‑shopy, změnila svůj ceník. Vyšší ceny nových tarifů doprovází výrazné rozšíření funkcí a nástrojů.

Autor: Hana Vítková Datum: 2. 9. 2025

Tvorba e-shopu: Jaké řešení vybrat?

Chystáte se založit e-shop, ale nevíte, jaké řešení vybrat? Připravil jsem si pro vás tento článek, ve kterém vám popíšu, podle čeho vybrat e-shopové řešení v závislosti na velikosti e-shopu, zaměření a ceny.

Autor: Vladimír Pilný Datum: 4. 6. 2025

Jak vytvořit e-shop: průvodce podnikáním v e-shopu

Také byste rádi podnikali online, měli vlastní e-shop a vydělávali slušné peníze? připravili takový praktický manuál pro vytvoření e-shopu. Připravili jsme si pro vás takový praktický manuál pro vytvoření e-shopu.

Autor: Vladimír Pilný Datum: 16. 7. 2022

Dropshipping průvodce: co to je a jak na to

Pojem dropshipping jste již určitě slyšeli. Ale co vše se za tím skrývá? Jak to přesně funguje a jaké jsou jeho výhody a nevýhody?

Autor: Vladimír Pilný Datum: 13. 7. 2022

NIS2: Co to je a ovlivní i vaši firmu?

S novou směrnicí NIS2 EU výrazně přitvrzuje pravidla v oblasti kybernetické bezpečnosti. Nová pravidla se dotknou tisíců společností v rámci celé EU, Česko nevyjímaje. Koho se týká a co od ní očekávat?

Autor: David Řezníček Datum: 8. 8. 2025

Headhunting – Jak najít špičkové manažery v konkurenčním trhu práce?

Na obsazení řadové pozice vám možná postačí dobrá inzerce, ale najít lídra, který posune celou firmu, bývá větší oříšek. Pokud vaše standardní kanály selhávají, může to být nevhodně zvolenou metodikou.

Autor: Hana Vítková Datum: 30. 3. 2026

David Řezníček

Zajímáte se o investování? V průběhu několika let jsem vyzkoušel přes 20 platforem. Některé mě oslovily více, některé méně. Rád vám předám své zkušenosti. A podělím se o ně i v oblasti umělé inteligence. Snažím se, aby mi neujel vlak,…