Konec šanonů a čekání na kurýra: Jak elektronický podpis zrychluje český byznys?

David Řezníček, datum vydání: 9. 12. 2025

Konec šanonů a čekání na kurýra: Jak elektronický podpis zrychluje český byznys? Sloneek - Nejlepší HR systém pro správu zaměstnanců (Foto: Pexels)

Tento proces je nejen neefektivní, ale v dnešní době i neobhajitelně drahý. Náklady na papír, toner, údržbu tiskáren, poštovné, a především čas zaměstnanců, kteří tráví hodiny administrativou místo produktivní práce, se v ročním součtu šplhají do astronomických výšin.

Digitalizace už dávno není jen módní slovo, ale nutnost pro přežití a konkurenceschopnost. Jak se ale liší potřeby běžného člověka a dynamické firmy?

Pro jednotlivce je revoluce již hotová

Pro běžného občana je situace v České republice dnes až překvapivě snadná. Pokud potřebujete podepsat nájemní smlouvu, předávací protokol nebo souhlas se zpracováním osobních údajů jako soukromá osoba, nepotřebujete tiskárnu ani scanner.

Díky masivnímu rozšíření Bankovní identity (BankID) a službám, jako je například portál podepis.cz, mají Češi v rukou mocný nástroj. Dokumenty lze podepsat z pohodlí domova, ověřeně, bezpečně a často zcela zdarma. Během několika vteřin je hotovo a PDF s vizualizovaným podpisem putuje k protistraně. Pro freelancera nebo běžného spotřebitele je tento problém v podstatě vyřešen.

Proč je situace u firem jiná?

Zde však nastává zlom. To, co funguje pro jednotlivce podepisujícího pět dokumentů ročně, se stává noční můrou pro firmu s padesáti, stovkou nebo tisícem zaměstnanců. Pokud by HR oddělení mělo každý dodatek k pracovní smlouvě nebo mzdový výměr nahrávat ručně do bezplatných nástrojů a následně složitě hlídat, kdo už podepsal a kdo ne, administrativa by zkolabovala.

Firmy naráží na limity jednoduchých nástrojů v několika klíčových oblastech jako jsou hromadné akce, kdy je potřeba rozeslat nový směrnice k podpisu všem 200 zaměstnancům najednou. Dalším problémem bývá i skutečnost, že dokument často musí projít přes manažera týmu a ředitele, než doputuje k zaměstnanci. Kromě toho firma musí garantovat, že podpis splňuje standardy eIDAS (nařízení EU o elektronické identifikaci) a že dokument bude bezpečně uložen a dohledatelný i za pět let. Nezapomeňme ani na to, že podpis není izolovaný akt. Patří do osobní složky zaměstnance. Firmy tak nepotřebují jen digitální pero. Potřebují systém.

Jaké je komplexní řešení?

Moderní byznys vyžaduje integraci. Elektronické podepisování ve firemním prostředí nesmí být „ostrůvkem“ mimo ostatní procesy. Ideálním stavem je, když podpis dokumentu automaticky spustí další kroky, ať už se jedná o změnu v docházce, úpravu platu v systému nebo přidělení pracovních pomůcek.

Příkladem vyspělého českého řešení, které tento komplexní přístup naplňuje, je Sloneek. Nejedná se o pouhé „podepisovátko“, ale o chytrý HR systém, který pokrývá celý životní cyklus zaměstnance.

V praxi to vypadá tak, že personalista vygeneruje pracovní smlouvu přímo v systému na základě šablony. Systém sám doplní údaje o zaměstnanci a automaticky odešle dokument k podpisu. Zaměstnanec dostane notifikaci do mobilní aplikace, kde si dokument přečte a během vteřiny podepíše.

Klíčovou výhodou je, že Sloneek garantuje soulad s legislativou (eIDAS) a zajišťuje, že podepsaný dokument se okamžitě a bezpečně uloží do digitální složky zaměstnance. Žádné stahování, žádné přehazování souborů mezi složkami, žádné riziko ztráty.

Tento přístup šetří nejen stromy, ale především stovky hodin práce HR oddělení ročně. Elektronický podpis v pojetí roku 2025 totiž není o technologii samotné – je o plynulosti procesů, které umožňují firmám soustředit se na to podstatné: na své lidi a svůj růst.

Další užitečné články

Co číst dále:

Etiketa vizitek – jak je správně předávat a přijímat

I když si v první řadě všímáme, jak vizitka vypadá, neméně důležitý je i způsob jejího předání. V článku vás provedeme základní etiketou – neznalost zvyklostí totiž může způsobit stejné faux pas, jako když...

Autor: Martin Svátek Datum: 1. 7. 2026

Gastro obaly na oslavy, eventy a catering – co nakoupit velkoobchodně ve SlowPack?

Organizace oslavy, firemního eventu, festivalu nebo cateringu není jen o dobrém jídle a programu. Velkou roli hraje také to, v čem se jídlo podává, převáží a balí s sebou. Právě gastro obaly, kelímky, talíře, příbory...

Autor: Jana Skálová Datum: 30. 6. 2026

Znáte zkratku, která firemnímu účetnímu ušetří desítky hodin práce? Jmenuje se automatizace

Vedení firemního účetnictví je práce plná rutinních úkonů. Každý účetní u nich stráví desítky hodin měsíčně. Tento čas by přitom mohl věnovat jiné práci – například analýzám, které vám pomůžou najít rezervy a...

Autor: Petra Veselá Datum: 3. 11. 2024

Influencer marketing bez pocitů. Jak z TikToku a Instagramu udělat měřitelný výkonový kanál

Influencer marketing už dávno není jen fotka s produktem, stories s označením značky a pocit, že „to mělo hezký zásah“. Pro inzerenty je dnes mnohem zajímavější otázka jiná. Jak propojit důvěru tvůrců na TikToku či...

Autor: David Řezníček Datum: 27. 6. 2026

Event manažeři mají dost chaosu kolem dodavatelů. Firmy proto čím dál častěji hledají řešení „na jednom místě“

Organizace eventu není jen o nápadu a skvěle promyšleném programu, ve skutečnosti jde často o logistickou skládačku, kde do sebe musí zapadnout desítky detailů, přičemž každý z nich řeší někdo jiný. A právě tady začíná..

Autor: Petra Veselá Datum: 26. 3. 2026

Vzory faktur pro plátce i neplátce DPH pro OSVČ

Vystavit fakturu tak, aby měla všechny náležitosti, může být pro někoho jednoduché a pro druhého složité. Abyste svou fakturu vystavili správně a nezapomněli na žádný důležitý údaj, připravila jsem pro vás tento článek.

Autor: Hana Vítková Datum: 8. 9. 2025

David Řezníček

Zajímáte se o investování? V průběhu několika let jsem vyzkoušel přes 20 platforem. Některé mě oslovily více, některé méně. Rád vám předám své zkušenosti. A podělím se o ně i v oblasti umělé inteligence. Snažím se, aby mi neujel vlak,…