Asana Recenze

Moje zkušenosti s Asanou

Asanu používám denně už několik let a upřímně si nedokážu představit řízení projektů bez ní. Je to nepostradatelný pomocník. Vše, co by jinak zůstalo v hlavě, v poznámkách nebo v e-mailech, mám přehledně rozdělené do projektů, úkolů. Nejvíc mi vyhovuje její jednoduchost. Člověk může začít s pár úkoly, a když potřebuje, rozvine to do složitějších workflow s automatizacemi, štítky, závislostmi nebo opakovanými úkoly.

A můj tip? Určitě si nastavte „My Tasks“ jako takové každodenní pracovní centrum. Funguje to skvěle pro přehled nad tím, co je dnes důležité, co hoří a co může počkat. A když si na konci dne odškrtnu poslední úkol, mám vždycky takový malý pocit vítězství. Asana není jen nástroj, je to způsob práce. Pojďme se společně podívat, jaké funkce Asana má a jak díky ní můžete ušetřit spoustu času a nervů.

 

Finance

Celkové skóre 10/10 se skládá z hodnocení 2 parametrů:

• Roční platba (tarif pro jednotlivce)
• Verze zdarma?

10/10

Asana nabízí několik placených tarifů a jeden zdarma. Níže se podíváme na rozdíly mezi nimi.

Roční platba (tarif pro jednotlivce)	Zdarma
Verze zdarma?

Bezplatná verze – Personal

• Asana Personal je bezplatná verze a umožňuje spolupráci až s 10 členy týmu.
• Nabízí základní nástroje pro správu úkolů – vytvoření úkolů, přiřazování, data plnění, zobrazení jako seznam, kanban, nebo kalendář. Podporuje neomezený počet úkolů, projektů, zpráv i souborů.
• Nabízí plnou integraci se širokou škálou aplikací.
• Omezení: Žádné časové sledování, automatizace, pokročilá zobrazení (např. Gantt), vlastní pole, tvorba formulářů, workflow builder, ani pokročilé reporty nebo dashboardy.

Starter

Tarif Starter nabízí všechny funkce jako tarif Personal, ale má i něco navíc:

• Časová osa a Ganttovo zobrazení.
• Funkce umělé inteligence Asana (např. inteligentní pole, inteligentní editor atd.).
• Závislosti úloh a nástroj pro tvorbu pracovních postupů.
• Vlastní šablony a vlastní pole.
• Milníky projektu a dashboardy.
• Nastavení pokročilého vyhledávání.
• Neomezený počet hostů zdarma.
• Jednotné přihlašování Google.
• Soukromé týmy a administrátorská konzole.
• Soukromé projekty a projekty pouze s komentáři.
• Možnosti úspěchu zákazníků a další.

Nicméně, Starter tarif stále postrádá podporu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a má určitá omezení, jako například:

• Limit uživatelů 500 osob.
• Limit 150 akcí za měsíc u Asana Intelligence.
• Žádné cíle ani portfolia.
• Limit automatizace 250 akcí za měsíc a žádné pokročilé ani univerzální reportingové služby.

Advanced

Advanced plán od Asany nabízí vylepšenou organizaci práce. Tento plán zahrnuje vše, co má Starter plán a nabízí navíc několik dalších užitečných funkcí, jako například:

• Cíle a portfolia.
• 25 tisíc automatizací měsíčně.
• Kontrola pravosti, schvalování a formuláře s logikou větvení.
• Řízení pracovní zátěže portfolia.
• Pokročilé možnosti reportingu.
• Sledování času a uzamčená vlastní pole.

Přestože se jedná o jeden z dražších plánů, Advanced plán od Asany má následující omezení:

• Limit uživatelů 500 osob.
• Pouze 20 portfolií na plán.
• Žádné balíčky pracovních postupů.
• Žádné pokročilé možnosti zabezpečení a nemá podporu 24/7.

Enterprise

Enterprise plán Asany nabízí několik klíčových funkcí vhodných pro podniky, jako například:

• Neomezený počet uživatelských míst.
• Neomezené akce a portfolia Asana Intelligence.
• Balíčky pracovních postupů.
• Univerzální správa pracovní zátěže.
• Integrace se Salesforce, Tableau a Power BI
• Vlastní branding.
• Oznámení administrátora.
• Kontroly členství v projektech a týmech.
• SAML.
• Pozvánky pro hosty a ovládání mobilních dat.
• Prioritní podpora 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a další.

V rámci plánu Enterprise neexistují žádná omezení pro správu projektů a úkolů. Další funkce ochrany osobních údajů a zabezpečení jsou však k dispozici pouze v rámci plánu Enterprise+.

Důležité funkce

Celkové skóre 10/10 se skládá z hodnocení 9 parametrů:

• Počet projektů/seznamů verze zdarma
• Počet projektů/seznamů placená verze
• Počet úkolů v projektu/seznamu verze zdarma
• Počet úkolů v projektu/seznamu placená verze
• Sdílení a spolupráce
• Připomenutí
• Opakování úkolů
• Podúkoly (subtasky)
• Spojení s Google Kalendářem

10/10

Jak jsem psal výše, tak i v bezplatné verzi toho umí Asana opravdu hodně. Pokud chcete více možností vizualizace projektů nebo pokud váš tým přesahuje 10 členů, budete muset přejít na jeden z placených plánů.

Počet projektů/seznamů verze zdarma	Bez limitu
Počet projektů/seznamů placená verze	Bez limitu
Počet úkolů v projektu/seznamu verze zdarma	Bez limitu
Počet úkolů v projektu/seznamu placená verze	Bez limitu
Sdílení a spolupráce
Připomenutí
Opakování úkolů
Podúkoly (subtasky)
Spojení s Google Kalendářem

Kompatibilita

Celkové skóre 9/10 se skládá z hodnocení 6 parametrů:

• Aplikace pro desktop (Windows, MacOS)
• Aplikace pro mobilní zařízení (Android, iOS)
• Podpora chytrých hodinek (Android, Apple)
• Rozšíření pro internetové prohlížeče (Chrome, Firefox)
• Webové rozhraní
• V češtině

9/10

Asanu můžete používat na všech typech zařízení. Ať už ke své práci používáte počítač a nebo mobilní zařízení. Asanu můžete spustit jak v prohlížeči, tak v aplikaci pro PC/Mobil. Co je nutné poznamenat je fakt, že Asana zatím není v češtině.

Mezi nabízené jazyky patří:

Aplikace pro desktop (Windows, MacOS)
Aplikace pro mobilní zařízení (Android, iOS)
Podpora chytrých hodinek (Android, Apple)
Rozšíření pro internetové prohlížeče (Chrome, Firefox)
Webové rozhraní
V češtině

Užitečné funkce

Celkové skóre 9/10 se skládá z hodnocení 9 parametrů:

• Offline editace
• Klávesové zkratky
• Měření produktivity/cílů
• Štítky
• Filtry (priority)
• Možnost vkládat k úkolům soubory jako přílohy
• Přidávání úkolů e-mailem
• Možnost propojit s dalšími nástroji (Slack, Gmail, Outlook atd.)
• Projektové šablony

9/10

Asana nabízí širokou škálu funkcí, které usnadňují efektivní práci bez zbytečného přepínání mezi aplikacemi. Pokud jde o úpravy bez internetu, mobilní aplikace Asana (pro iOS i Android) umožňuje provádět změny – jako kontrolu oznámení, komentování úkolů, změnu termínů nebo přiřazení, případně dokončení úkolů – a ty se automaticky synchronizují po návratu online. Produktivitu významně zrychlují klávesové zkratky. Například Tab + Q pro rychlé přidání úkolu, Tab + M pro přiřazení sebe, Tab + D pro nastavení data, Tab + L pro přidání štítků a mnoho dalších.

Štítky pak umožňují přehledně opatřit úkoly kategoriemi nebo tagy a filtry (např. podle priority nebo vlastní vlastností) pomáhají rychle zobrazit relevantní úkoly podle nastavených kritérií. K úkolům lze přikládat soubory jako přílohy, což podporuje kontext a sdílení dokumentů. Přidávání úkolů e-mailem dává flexibilitu vytvoření úkolu i mimo aplikaci. Integrace s nástroji jako Slack, Gmail nebo Outlook zajišťuje hladkou komunikaci a notifikace.

Offline editace
Klávesové zkratky
Měření produktivity/cílů
Štítky
Filtry (priority)
Možnost vkládat k úkolům soubory jako přílohy
Přidávání úkolů e-mailem
Možnost propojit s dalšími nástroji (Slack, Gmail, Outlook atd.)
Projektové šablony	(ne u tarifu zdarma)

Podpora

Celkové skóre 10/10 se skládá z hodnocení 3 parametrů:

• Nápověda
• FAQ a poradce při potížích
• Videonávody

10/10

Asana má velice dobře zpracovanou nápovědu a to i s video návody, díky kterým lépe pochopíte, jak s Asanou pracovat.

Nápověda
FAQ a poradce při potížích
Videonávody

Srovnání s ostatními nástroji

Asana není zdaleka jediný nástroj pro projektové řízení. Pokud hledáte něco jednoduššího a nepotřebujete složité reporty, diagramy a automatizace, možná vám postačí jednodušší Trello. To je založené primárně na kanban deskách a je ideální pro menší týmy a jednodušší projekty a rychleji ho implementujete.

Další alternativou je Notion, který v sobě kombinuje projektový management s wiki a databázemi a hodí se pro týmy, které potřebují dokumentaci a znalostní bázi. Je sice flexibilnější, ale za to složitější na nastavení. Asana má proti Notion jasnější strukturu, která je zásadní pro úspěšné pochopení ze strany spolupracovníků.

V českém prostředí je také oblíbený nástroj Jira, který je určený primárně pro vývoj softwaru a má pokročilé funkce zaměřené na bug tracking a agilní metodiky řízení. Asana je univerzálnější a uživatelsky přívětivější pro netechnické týmy. Jira je lepší pro vývojové týmy, Asana pro obecné projektové řízení.

Závěrečné shrnutí a doporučení

Asana je mocný nástroj, který může skutečně odrážet firemní kulturu, a to za předpokladu, že dokážete pevně nastavit jasná pravidla spolupráce a komunikace, začne vám postupně zjednodušovat práci a zefektivnit vnitrofiremní procesy. Jakmile se však ponoříte do jejího potenciálu, pravděpodobně vás budou lákat pokročilejší funkce dostupné pouze v placených verzích, což může znamenat další investice.

Nezbytným předpokladem úspěchu je pravidelné udržování pořádku. Doporučuji průběžné čištění neaktivních projektů, archivaci dokončených úkolů, revizi notifikací a systematickou kontrolu využívaných funkcí. Za mě je Asana jedním z nejdůležitějších nástrojů, které ke své práci v týmu používám.